Propuesta de mejora al área de archivo en la Cooperativa Coomeva Zona Bucaramanga para los años 2021-2022

Abstract

El presente trabajo, describe el proceso de mejora realizado al área de archivo físico de la cooperativa Coomeva zona Bucaramanga para los años 2021-2022; se realizará una breve descripción de la cooperativa dando a conocer su razón social, los procesos que maneja y los servicios que ofrece a las personas u organizaciones, además, describiendo uno de los puntos de inflexión que maneja en el área de archivo físico en donde los desórdenes presentados dificultan la búsqueda de documentos; razón por la cual a través del presente trabajo de grado se ejecutará un proceso de búsqueda de archivos, almacenamiento en carpetas y depósito de los mismos en un lugar adecuado que facilite los procesos de control. Los desórdenes presentados en las empresas donde él archivó físico representa una parte importante de la gestión documental, han decidido implementar un proceso de digitalización que les permite tener mayor eficiencia; por lo tanto la cooperativa Coomeva no ha sido ajena al cambio, muchos de los procesos de vinculación de asociados ahora se realizan de forma virtual al igual que el almacenamiento de los documentos enviados por las personas como cedulas, formularios y cotizaciones, ubicados en carpetas digitales que facilitan los procesos. La cooperativa debe mantener y conservar cierta serie de archivos que por su nivel de importancia no se digitalizan, razón por la cual se deben organizar y adecuar en un espacio indicado para esto. Los resultados obtenidos en este proceso permiten visualizar la importancia de un área de archivo limpio y completo, adecuando materiales necesarios para el marcaje, enumeración y conservación tanto de los archivos históricos como de aquellos físicos que mantienen una relativa importancia para la cooperativa o para las entidades externas que influyen de cierta manera en la organización.