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Apoyo al proceso de gestión documental de la Fundación Cardiovascular de Colombia por medio del diseño de un manual de funciones que permita la organización del archivo de documentos
| dc.rights.license | abierto | es_ES |
| dc.contributor.advisor | SANTAMARÍA, MARIA LILIANA | |
| dc.contributor.author | Tovar Ferreira, Edrey | |
| dc.contributor.other | Moreno Bayona, Luis Eduardo | |
| dc.coverage.spatial | DEPARTAMENTO DE SANTANDER | es_ES |
| dc.date.accessioned | 2021-10-14T20:27:55Z | |
| dc.date.available | 2021-10-14T20:27:55Z | |
| dc.identifier.citation | N/A | es_ES |
| dc.identifier.uri | http://repositorio.uts.edu.co:8080/xmlui/handle/123456789/7509 | |
| dc.description | Administración, Salud | es_ES |
| dc.description.abstract | En el siguiente proyecto se lleva acabo como primera medida un diagnostico en lo que concierne al área de gestión documental de la dirección de relaciones laborales de la FCV, específicamente en el cargo de practicante, este diagnóstico se llevó acabo para la detección de posibles falencias que se presentan en el proceso y que causan retrasos, como primera medida se llevara a cabo la construcción de un manual de funciones, esto se consigue a través de información, datos, soportes e investigaciones sobre los métodos que se producen en el puesto de trabajo. El manual de funciones lo que hace es simplificar las funciones desempeñadas en el cargo, ya que en este cargo las variaciones de la persona que esta es por un periodo máximo de seis meses, el manual es llevado a cabo de manera digital, para que en el momento que se presenten correcciones sea fácil la manera de modificar o añadir las partes, el manual es llevado a cabo mediante el escrito detallado de cada una de las funciones que se cumplen en el cargo, permitiendo así que los procesos de adaptación cada vez que se cambie de persona en el cargo sean más fáciles y rápidos de manejar, también permitiendo así más efectividad y eficacia en el desarrollo del colaborador. El manual de funciones es una necesidad en el cargo, ya que en este hay muchas funciones de las cuales ninguna puede pasar por alto o mucho menos llegar a cometer errores en algún procedimiento que se lleve a cabo, añadido a esto permite aclarar dudas que se puedan presentar en algún procedimiento, permitiendo así que se gane tiempo en los procesos realizados. | es_ES |
| dc.description.sponsorship | N/A | es_ES |
| dc.description.tableofcontents | TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 13 1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA O COMUNIDAD 15 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 17 2.1. DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 17 2.2. JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA 20 2.3. OBJETIVOS 24 2.3.1. OBJETIVO GENERAL 24 2.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 24 2.4. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 25 3. MARCO REFERENCIAL 27 3.1. FUNDAMENTO TEÓRICO 27 3.1.1. METODOLOGÍA DE LAS 5S 27 3.1.2. CICLO PHVA 27 3.1.3. MEJORAMIENTO CONTINUO 28 3.1.4. CONTROL TOTAL DE LA CALIDAD. 29 3.1.5. GESTIÓN DOCUMENTAL 30 4. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA 32 4.1. DIAGNOSTICO ACTUAL DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA FCV. 32 4.2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO FÍSICO DEL PERSONAL ACTIVO. 33 4.3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO FÍSICO DEL PERSONAL RETIRADO. 34 4.4. DISEÑO DE MANUAL DE FUNCIONES EN EL CARGO DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 35 5. RESULTADOS 36 5.1. DIAGNOSTICO ACTUAL DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA FCV. 36 5.1.1.1 Fortalezas 37 5.1.1.2 Oportunidades 37 5.1.1.3 Debilidades 38 5.1.1.4 Amenazas 39 5.1.2. DISEÑO DE LA MATRIZ FODA DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 40 5.1.2.1. Estrategias FO 40 5.1.2.2. Estrategias FA 40 5.1.2.3. Estrategias DO 41 5.1.2.4. Estrategias DA 42 5.2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO FÍSICO DEL PERSONAL ACTIVO. 43 5.2.1. ANTES DEL ARCHIVO. 43 5.2.2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL PERSONAL ACTIVO DE LA EMPRESA 45 5.2.2.1. Recibo de archivo de personal activo 46 5.2.2.2. Archivo en la hoja de vida 47 5.2.2.3. Conocimientos claves del proceso 47 5.2.2.4. Monitoreo de la información recibida por la plataforma SAHI. 50 5.2.2.5. Codificación de la hoja de vida del empleado activo. 51 5.2.2.6. Archivo de carpeta de hojas de vida personal activo. 51 5.3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO FÍSICO DEL PERSONAL RETIRADO. 53 5.3.1. ARCHIVO FÍSICO DE PERSONAL RETIRADO 57 5.3.2. MONITOREO DE LA DOCUMENTACIÓN EN LA HOJA DE VIDA 57 5.3.3. GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN SOLICITADA DEL ÁREA DE NOMINA 59 5.3.4. GESTIÓN DE ARCHIVO DE HOJA DE VIDA. 59 5.4. DISEÑO DE MANUAL DE FUNCIONES PARA EL CARGO DE AUXILIAR DE ARCHIVO HOJAS DE VIDA 62 5.4.1. MISIÓN DEL CARGO 62 5.4.2. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS 62 5.4.3. ANÁLISIS DEL PERFIL DEL CARGO DE AUXILIAR DE ARCHIVO HOJAS DE VIDA 64 5.4.3.1. Adaptabilidad al cambio 65 5.4.3.2. Conocimientos Técnicos 65 5.4.3.3. Competencias técnicas 65 5.4.3.4. Conocimientos específicos: 66 5.4.3.5. Descripción del conocimiento: 66 5.4.3.6. Herramientas ofimáticas: 67 5.4.3.7. Riesgos laborales. Principales Factores de Riesgo 67 5.4.4. MANUAL DE FUNCIONES CARGO PRACTICANTE GESTIÓN DOCUMENTAL 67 6. CONCLUSIONES 72 7. RECOMENDACIONES 74 8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 75 9. APENDICES 76 10. ANEXOS 77 LISTA DE FIGURAS Ilustración 1 Organigrama Relaciones Laborales 15 Ilustración 2 Desorden del archivo y documentación sin archivar 41 Ilustración 3 Documentos represados personal activo sin archivar 44 Ilustración 4 Buscador e información del empleado en SAHI 48 Ilustración 5 Asignación de código a la hoja de vida 49 Ilustración 6 Carpetas de hoja de vida personal activo 50 Ilustración 7 Organización en orden de cajas y AZ de personal retirado. 52 Ilustración 8 Inicio organización del personal retirado en cajas nuevas 53 Ilustración 9 Organización de cajas con AZ de personal retirado en el salón pequeño. 53 Ilustración 10 Organización de identificación por fuera del contenido de las cajas. 54 Ilustración 11 Monitoreo en plataforma SAHI 55 Ilustración 12 Archivador personal retirado y carpetas en orden cronológico 56 Ilustración 13 Archivo AZS organizado de Personal y practicantes retirados 57 Ilustración 14 Nuevo puesto de trabajo 59 Ilustración 15 Manual De funciones cargo Auxiliar de Archivo Hojas de Vida 65 | es_ES |
| dc.publisher | UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER | es_ES |
| dc.subject | práctica empresarial, administración de empresas, plan de mejora, salud | es_ES |
| dc.title | Apoyo al proceso de gestión documental de la Fundación Cardiovascular de Colombia por medio del diseño de un manual de funciones que permita la organización del archivo de documentos | es_ES |
| dc.type | degree work | es_ES |
| dc.date.emitido | 2021-10-13 | |
| dc.dependencia | fcse | es_ES |
| dc.proceso.procesouts | docencia | es_ES |
| dc.type.modalidad | practica | es_ES |
| dc.format.formato | es_ES | |
| dc.titulog | TECNÓLOGO EN GESTIÓN EMPRESARIAL | es_ES |
| dc.educationlevel | tecnologo | es_ES |
| dc.contibutor.evaluator | evaluador | es_ES |
| dc.date.aprobacion | 2021-09-30 | |
| dc.description.programaacademico | ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS | es_ES |
| dc.dependencia.region | bucaramanga | es_ES |
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Prácticas
Trabajos de Grado en modalidad práctica empresarial, social o comunitaria