Como Lograr un Eficiente Control de Información para el Proceso de Cobro de Cartera

Abstract

La cartera de una empresa corresponde a los montos de crédito dados a los clientes en un periodo de tiempo determinado, previo estudio y análisis de los requerimientos mínimos y legales definidos por la empresa. En este sentido, las empresas deben contar con procesos definidos y políticas claras al momento de otorgar créditos y establecer las condiciones de pago de los clientes, así como realizar el seguimiento y control efectivo para el recaudo de cartera en los tiempos establecidos (Ramos Burgos, Mendoza Oliveros, & Fernández Mestra, 2018).

Por otra parte, una de las empresas líderes en Colombia en el sector avícola es Avidesa Mac Pollo S.A., fundada por William Serrano Pinto y la cual reportó en el año 2019 ingresos operacionales de 1 billón 235.799 millones de pesos (Gutiérrez, 2020). En este sentido, se efectúan un amplio número de operaciones diariamente que se reflejan en la generación de un gran volumen de información, particularmente, en el área de cartera de la empresa. Por tal razón, es necesario llevar un control y seguimiento de todos los procesos que garanticen y respalden que, las operaciones de los clientes de la compañía provienen de operaciones licitas, así como la debida garantía de las ventas crédito que se generan. Para tal fin, la empresa dispone periódicamente del cargo de Auxiliar de Cartera.

Bajo este contexto, se llevó a cabo la Práctica Empresarial en el cargo de Auxiliar de Cartera en la empresa Avidesa Mac Pollo S.A., con el fin de realizar el seguimiento, validación y control de la información que es almacenada en la base de datos de clientes con soportes y autorizaciones, para la realización de conciliaciones de pagos, acertados cálculos por centro de costos de los descuentos comerciales y una correcta liquidación de comisiones y bonificaciones del personal de ventas. Lo anterior, mediante la realización del chequeo diario de la cartera de los clientes que tienen facturas pendientes por pagar (Monitoreos), la verificación de los formatos y documentos de los clientes que se van a crear en la base de datos (Creaciones), la realización de Referencias Comerciales de puntos de venta que solicitan los clientes y la ejecución de Conciliaciones de Pagos.

De este modo, durante los meses de desarrollo de la práctica se logró un eficiente control de información para el proceso de cobro de cartera. Adicionalmente, se elaboró el presente informe en el cual se detallan los aspectos más relevantes del desarrollo de la práctica. Finalmente, se recomienda adoptar el presente informe como una guía en el proceso de capacitación de los futuros practicantes que, ocupen el cargo de Auxiliar de Cartera y como un insumo para el desarrollo de próximos trabajos.