Desarrollar labores de apoyo, control y seguimiento en el proceso de gestión documental del departamento financiero de las Unidades Tecnológicas de Santander.

Abstract

Esta práctica se realizará en el establecimiento de las Unidades Tecnológicas de Santander en el departamento financiero, en este departamento se manejan los siguientes procesos:  Pago fuera de fecha  Cambio de jornada.  P.F.I. por bajo rendimiento.  Pago de unica materia  Descuento por votacion  Descuento por vacacional no ofertado  Devoluciones  Actualizaciones de Pago.  Pago de matricula con credito  Pago de semestre con cesantias. Estos procesos serán recepcionados y revisados por el practicante cerciorándose que estén completos según cada trámite. El practicante es el encargado de la gestión documental, proceso en el cual se ha presentado ciertas falencias ya que se recibe los documentos de los diferentes tramites y luego de que ya fue procesada se deja en el escritorio apilada para que el practicante a su criterio determine la cantidad prudente para empezar el proceso de archivo, provocando su pérdida o su traspapelamiento, por tal motivo se ve reflejada la necesidad de proponer un modelo en la gestión documental mediante el cual un practicante encargado del proceso de archivo se pueda guiar para de esta manera mejorar el proceso de gestión documental del departamento financiero de las unidades tecnológicas de Santander. Para la mejora de la gestión documental se realizará un análisis más detallado de las falencias para ello se deberá realizar una matriz Dofa, así como entrevistas al jefe del departamento y a los practicantes de la oficina, de los datos obtenidos, se evaluaran las posibles soluciones del mismo modo se propondrá un manual de archivo para que los practicantes que lleguen tengan una orientación al momento de guardar y al momento de consultar los documentos, y se procederá a organizar los documentos según el modelo de gestión documental propuesto por el practicante.