Diseño de un manual de procedimientos contables para la gestión de los costos laborales y nómina que facilite el control y proporcione estrategias de mejora en Team Working EST S.A.S, Bucaramanga 2026

Abstract

En Colombia, las empresas de servicios temporales (EST) ofrecen una particularidad frente a otro tipo de empresas de servicios, donde la administración de personal hace parte de su objeto social. Por ello, la eficiencia y precisión en sus procesos de nómina y costos laborales es esencial para garantizar la rentabilidad de sus contratos y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas con sus empresas usuarias.

Autores como Gómez Mejía, Balkin y Cardy (2008) mencionan que administrar nomina en entornos con alto volumen de trabajadores requiere procesos claros, precisos y confiables que permitan evitar errores con consecuencias directas en los resultados financieros. Por otra parte, Koontz, Weihrich y Cannice (2012) especifican que la rentabilidad de los contratos de outsourcing depende de la eficiencia con que se gestionen los compromisos laborales adquiridos. Sin embargo, estos planteamientos se abordan desde una perspectiva general, sin mencionar las particularidades de las EST en Colombia, donde la Ley 50 de 1990 decreta sus obligaciones frente a trabajadores y empresas cliente.

El presente trabajo de grado, desarrollado durante las prácticas empresariales en Team Working EST S.A.S, empresa de servicios temporales ubicada en Bucaramanga, Santander, se identificaron ineficiencias en los procesos de nómina y costos laborales, causadas principalmente por la dependencia de información externa y el uso de procesos manuales. Dado que la literatura existente no ofrece una herramienta adaptada a las EST, el presente trabajo pretende aportar un manual de procedimientos contables diseñados específicamente para este tipo de empresas contribuyendo así a la toma de decisiones con información confiable. Para el desarrollo de los objetivos planteados el trabajo se dividió en tres etapas. En primer lugar, se realizó un diagnóstico de los procesos de la empresa, con el fin de conocer el manejo de contratación, nómina y costos laborales y con ello identificar qué factores impiden una gestión adecuada. En segundo lugar, evaluar el efecto de dichas ineficiencias sobre la rentabilidad de los contratos outsourcing. Por último, se diseñó el manual de procedimientos contables, que permite orientar a la empresa y sus futuros clientes al correcto manejo de liquidación de nómina, el cálculo del costo real de cada trabajador para reducir los errores en estos procesos y proporcionar estrategias de mejora en la gestión contable de la empresa a corto y mediano plazo.

Como resultado, se concluye que la ausencia de procedimientos contables documentados es el principal factor que genera las ineficiencias encontradas en Team Working S.A.S, causando el riesgo de cometer errores en la liquidación de nómina y los registros contables, una estimación incorrecta del costo de los trabajadores y una posible pérdida de confiabilidad en la información brindada a los clientes. El manual de procedimientos está diseñado para definir con claridad los pasos y los controles necesarios para cada etapa del proceso contable. Como recomendación, se sugiere la implementación del manual de manera frecuente, capacitar al personal del área contable en su uso, y evaluar su efectividad y vigencia periódicamente frente a los cambios normativos que rigen a las empresas de servicios temporales.