Diseño de un manual de procedimientos y asignación de responsabilidades para el control y manejo de las cajas en la empresa Víctor Motos S.A.S., en el año 2026

Abstract

El control interno constituye un elemento fundamental para el adecuado funcionamiento de las organizaciones, debido a que permite establecer mecanismos orientados a la protección de los recursos, la prevención de riesgos y el fortalecimiento de la confiabilidad de la información financiera. Su importancia adquiere especial relevancia en el manejo del efectivo, dado que se trata de un activo de alta liquidez que requiere controles adecuados para garantizar su correcta recepción, registro, custodia y seguimiento.

Según el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO, 2017), la gestión del riesgo implica identificar y evaluar aquellos factores que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos organizacionales, así como establecer respuestas y mecanismos de seguimiento. En este sentido, el manejo del efectivo requiere procedimientos claramente definidos, supervisión permanente y una adecuada asignación de funciones y responsabilidades, con el propósito de prevenir errores, inconsistencias e irregularidades en las operaciones. Asimismo, Horngren et al. (2018) destaca la importancia de los procedimientos contables y los controles para respaldar la confiabilidad de la información financiera, mientras que Robbins y Coulter (2018) señalan que el control administrativo permite verificar el cumplimiento de las actividades, identificar desviaciones y adoptar acciones correctivas.

La práctica empresarial se desarrolló en Víctor Motos S.A.S., empresa del sector comercial dedicada a la venta de motocicletas, repuestos y accesorios así como a la prestación de servicios de mantenimiento y reparación. Para el desarrollo de sus actividades, la organización cuenta con diferentes áreas funcionales, entre ellas ventas, servicio técnico, inventarios, cartera, cajas y contabilidad, cuyos procesos requieren coordinación y controles que contribuyan al adecuado funcionamiento de la operación. En este contexto, el manejo de las cajas representa un proceso relevante, debido a su relación directa con el recaudo de los recursos económicos, el registro de las operaciones y la disponibilidad de información para los procesos administrativos y contables. De acuerdo con Chiavenato (2019), la correcta organización y coordinación de estas actividades contribuyen a la eficiencia de los procesos y al cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Durante el desarrollo de la práctica empresarial se identificó la necesidad de fortalecer los controles internos asociados al manejo de las cajas de Víctor Motos S.A.S., especialmente en lo relacionado con la estandarización de los procedimientos y la definición de las funciones y responsabilidades de las personas involucradas en la recepción, el registro, la custodia, la conciliación y el cierre del efectivo y de los demás medios de pago. Estas situaciones hacen necesario establecer directrices que favorezcan la trazabilidad de las operaciones, faciliten la identificación oportuna de diferencias y contribuyan a reducir los riesgos operativos que puedan afectar los recursos de la empresa y la confiabilidad de la información financiera.

En respuesta a esta necesidad, el trabajo tuvo como objetivo fortalecer el control interno del manejo de las cajas de Víctor Motos S.A.S. mediante el diseño de un manual de procedimientos que establezca las actividades, los controles y las responsabilidades asociados a este proceso. Para ello, se analizaron los procedimientos existentes, se identificaron los riesgos y las oportunidades de mejora y, a partir de los resultados del diagnóstico, se estructuró una propuesta orientada a estandarizar las actividades de manejo de cajas, mejorar la supervisión y contribuir a una gestión más segura, ordenada y confiable de los recursos económicos de la organización.