Diseño de una herramienta en Excel para optimizar la conciliación bancaria y el control de egresos en KLS consultoría empresarial en el 2026

Abstract

El presente informe se enfoca en la optimización del proceso de gestión financiera en KLS Consultoría Empresarial S.A.S., específicamente en las actividades relacionadas con el control de egresos y la conciliación bancaria durante el año 2026., las actividades relacionadas con el control de egresos y la conciliación bancaria durante el año 2026. Estos procesos son relevantes para la organización, debido a que permiten contrastar la información registrada en los auxiliares contables con los movimientos reportados por las entidades financieras y facilitan la identificación de diferencias que puedan afectar la confiabilidad de la información financiera. Históricamente, las actividades de verificación y cruce de información entre los libros auxiliares internos y los extractos emitidos por las entidades financieras se han ejecutado mediante procedimientos manuales. Dicha condición incrementa de manera significativa la probabilidad de error humano y genera una alta carga operativa que ralentiza los cierres contables mensuales de la firma.

En el contexto de la práctica desarrollada en KLS Consultoría Empresarial S.A.S., se identificó que los procedimientos manuales utilizados para la revisión y comparación de la información bancaria requerían tiempo adicional para la organización y validación de los datos. Esta situación evidenció la necesidad de implementar alternativas que facilitaran el procesamiento de la información y redujeran los reprocesos asociados a estas actividades. En este sentido, la automatización de procesos contables constituye una alternativa para mejorar la operatividad de las actividades desarrolladas en las organizaciones, encontrándose una relación positiva entre la automatización de procesos y la operatividad de los procesos contables (Larios Soldevilla & Atoche Socola, 2023).

Para el desarrollo de la práctica se establecieron tres fases. La primera correspondió al diagnóstico del proceso existente, mediante la revisión de los extractos bancarios y de los registros utilizados por el área contable, con el propósito de identificar las principales dificultades y fuentes de reproceso. La segunda fase comprendió el diseño y estructuración de la herramienta en Excel, mediante la incorporación de funciones, fórmulas y procedimientos automatizados orientados al procesamiento de la información bancaria y contable. La tercera fase consistió en la ejecución de pruebas y validaciones, mediante la comparación de los datos procesados por la herramienta con las fuentes originales, con el propósito de verificar su consistencia y funcionamiento.

El desarrollo de esta práctica permitió orientar el uso de herramientas tecnológicas hacia una necesidad concreta del área contable de KLS Consultoría Empresarial S.A.S. y fortalecer la aplicación de los conocimientos adquiridos en el programa de Tecnología en Manejo de la Información Contable. Asimismo, los resultados obtenidos permitieron identificar oportunidades de mejora en el proceso de conciliación y establecer recomendaciones relacionadas con el uso, validación y continuidad de la herramienta dentro de las actividades contables de la organización. De esta manera, el trabajo representa un aporte práctico al fortalecimiento de los procedimientos de control y al aprovechamiento de recursos tecnológicos en la gestión de información contable.