Práctica Empresarial en gestión documental y control operativo de la coordinación del programa académico Tecnología en Desarrollo de Sistemas Informáticos e Ingeniería de Sistemas de las Unidades Tecnológicas de Santander.

Abstract

El presente trabajo de práctica describe las actividades desarrolladas en la Coordinación de los programas de Ingeniería de Sistemas y Tecnología en Desarrollo de Sistemas Informáticos de las Unidades Tecnológicas de Santander (UTS), orientadas al fortalecimiento de los procesos administrativos, la atención a estudiantes y docentes, la gestión documental, el control operativo del ingreso y uso de los laboratorios y la gestión del inventario perteneciente a la dependencia.

Durante el desarrollo de la práctica se realizó el seguimiento y fortalecimiento de los procesos de control de los laboratorios de Realidad Virtual y Aumentada, Estructura de Computadores y Centro de Inteligencia Artificial e Innovación (C/AI), mediante la implementación y actualización de mecanismos de registro y seguimiento que permitieron mejorar el control sobre el ingreso, uso de los espacios y manejo de los recursos disponibles. Asimismo, se apoyó de manera integral la gestión de los inventarios del programa, incluyendo la revisión y actualización de la información, los procesos correspondientes a bajas y traslados, y la organización y consolidación de la documentación asociada, tanto en el archivo físico como en los registros digitales y el software destinado para la gestión de inventarios.

De igual manera, se brindó apoyo a la atención de estudiantes y docentes, mediante la recepción, orientación y seguimiento de solicitudes, así como la resolución de inquietudes relacionadas con los procesos de la dependencia. Adicionalmente, se participó en el fortalecimiento de diferentes procesos administrativos, apoyando actividades de recepción, revisión, organización, consolidación, documentación, seguimiento y archivo de la información. Estas acciones contribuyeron a mejorar la organización de los procesos internos de la Coordinación, fortalecer los mecanismos de control y facilitar la gestión y disponibilidad de la información administrativa.