Practica empresarial en fortalecimiento del control documental y seguimiento operativo del área de abastecimiento de Italcol S.A.

Abstract

"El presente trabajo describe la práctica empresarial desarrollada por Narly Julieth Blanco Pérez en Italcol S.A., planta Girón, orientada a fortalecer el control documental y el seguimiento operativo del área de abastecimiento y logística. Durante el desarrollo del proyecto, se identificaron diversas problemáticas en la gestión de entradas de materias primas, tales como cuellos de botella en la validación de soportes, posibles inconsistencias en los registros de inventario y la fragmentación en el manejo de tiquetes de báscula que presentaban novedades, lo cual retrasaba la entrega de documentos al área de Gestión Documental y su registro en la plataforma Suplos.

Para dar solución a estas situaciones, las actividades se estructuraron en tres fases operativas fundamentales. En la primera fase se implementó una rutina matutina para recolectar y revisar los tiquetes físicos en la zona de descargue, contrastándolos con los sistemas Central Báscula, Siesa y Suplos, y clasificándolos bajo las tipologías NSF, EAC y EAM antes de digitalizarlos y cargarlos en la plataforma. La segunda fase abarcó la elaboración de informes operativos y logísticos, incluyendo un informe comparativo de salidas de ventas frente a las bodegas del ERP, el seguimiento integral de materias primas a granel desde puerto para la avícola San Marino, y el control semanal de despachos de producto terminado cruzando planillas con los registros de báscula.

Finalmente, en la tercera fase se diseñó una propuesta de mejora orientada a automatizar el seguimiento de los documentos con novedades mediante una herramienta en Excel. Esta matriz incorporó un sistema de semaforización visual, un cuadro de mando para medir tiempos de retraso y macros programadas en VBA, lo que permitió eliminar los archivos fragmentados, agilizar la respuesta administrativa y transformar un proceso manual en un sistema ágil y auditable que optimizó los tiempos de gestión del área de abastecimiento."