Modernización digital de la Relatoría del Tribunal Administrativo de Santander mediante automatización con IA y reestructuración de imagen institucional

Abstract

El avance de las tecnologías de la información en la Rama Judicial colombiana ha impulsado la necesidad de optimizar los canales de difusión del conocimiento jurídico. La implementación de herramientas de digitalización masiva y la gestión del expediente electrónico demandan mecanismos ágiles para que la jurisprudencia sea accesible y comprensible (Congreso de la República de Colombia, 2022). No obstante, la incorporación de estas soluciones tecnológicas en entornos de alta demanda administrativa suele enfrentar desafíos operativos relacionados con la sostenibilidad económica y las limitaciones en el licenciamiento de software comercial. En el contexto de la gestión pública, la capacidad de adaptar las soluciones técnicas mediante el desarrollo de software libre representa un pilar fundamental para garantizar la continuidad operativa y la eficiencia institucional (Laudon & Laundon, 2016).

En este marco de transformación digital, la eficiencia en la administración de justicia no solo depende de la adopción de nuevas plataformas informáticas, sino también de la capacidad de las dependencias judiciales para procesar, organizar y divulgar de manera oportuna el volumen creciente de providencias y decisiones emitidas. Las dependencias encargadas de la relatoría cumplen un papel estratégico al articular el trabajo jurisdiccional con el acceso público a la información; sin embargo, con frecuencia operan bajo esquemas de recursos limitados que restringen su capacidad de respuesta frente a la demanda creciente de la ciudadanía y de la comunidad académica.

La presente práctica empresarial se desarrolló en el Palacio de Justicia de Bucaramanga, específicamente en la oficina de Relatoría del Tribunal Administrativo de Santander, bajo la supervisión técnica de la Relatora, la doctora Angela María Alaix. En esta dependencia, la centralización de los procesos de procesamiento documental, renombrado de providencias y diseño de recursos comunicativos en un único funcionario genera un flujo de trabajo propenso a retrasos. Ante este escenario, el trabajo propuesto representa un aporte importante a la comunidad judicial y académica, ya que ofrece una alternativa tecnológica independiente a través de scripts personalizados en el lenguaje de programación Python y Power Automate. Esta solución sustituye las herramientas comerciales licenciadas que inicialmente se habían proyectado, superando así las limitaciones presupuestarias asociadas al pago de suscripciones y demostrando que es posible alcanzar la autonomía tecnológica en el sector público sin generar costos recurrentes.

La problemática central abordada en esta intervención radica en la vulnerabilidad operativa provocada por la dependencia de procesos manuales y repetitivos. La manipulación individual de grandes volúmenes de archivos digitales, la verificación manual de la estructura estandarizada de 23 dígitos asignada a los códigos únicos de proceso y la creación de material informativo sin herramientas automatizadas restan tiempo valioso que podría destinarse a análisis de mayor valor sustancial.

La implementación de automatizaciones mediante código abierto (Open Source) no solo resuelve la restricción presupuestaria de licenciamiento, sino que sienta un antecedente replicable de soberanía tecnológica en despachos e instancias judiciales de escala regional.

El procedimiento metodológico implementado para el cumplimiento de los objetivos de la práctica abarcó cinco etapas estratégicas: el diagnóstico del flujo operativo unipersonal, el diseño de la arquitectura visual de la interfaz web, el desarrollo de herramientas de automatización en Python y Power Automate para el procesamiento de los 23 dígitos de los códigos de procesos, la producción de formatos gráficos informativos y el tratamiento digital multimedia.

Como conclusión principal del proceso, se determinó que la migración hacia desarrollos de código abierto (Open Source) optimiza los tiempos de respuesta de la oficina y elimina la dependencia de presupuestos externos. Finalmente, se recomienda a la institución la formalización de los manuales técnicos de los scripts desarrollados y la capacitación del personal administrativo para asegurar la continuidad y el mantenimiento autónomo del sistema implantado