Optimizar los procesos de gestión documental en la empresa INSURCOL S.A.S. en Bucaramanga, 2026

Abstract

La gestión documental constituye un eje central de la administración de una organización, pues los documentos son evidencia de las operaciones realizadas, apoyan la toma de decisiones y conservan la memoria institucional. Comprende la creación, captura, clasificación, organización, acceso, conservación y disposición de la información (International Organization for Standardization [ISO], 2016). En Colombia, estos procesos cuentan con lineamientos de la normativa archivística nacional; su ausencia en las empresas se traduce en dificultades de localización, duplicidad documental, pérdida de evidencias y dependencia del conocimiento individual de los colaboradores.

INSURCOL S.A.S. es una empresa dedicada al suministro de equipos, instrumentos y repuestos y a la prestación de servicios técnicos especializados, cuyas diversas áreas generan un volumen significativo de documentación física y digital. En ella se identificó desorganización documental y ausencia de un procedimiento estandarizado; por esta razón, la práctica se delimitó a las dificultades de organización, clasificación, recuperación y trazabilidad de los documentos.

El objetivo de la práctica fue diseñar una propuesta de Tabla de Retención Documental (TRD) y de instrumentos de control a partir del diagnóstico del estado actual de la documentación, la cual queda sujeta a revisión y adopción por parte de la empresa. Se empleó un enfoque cuantitativo con apoyo de análisis documental, basado exclusivamente en la revisión de la documentación física y digital existente; no se aplicaron entrevistas ni encuestas. La práctica se desarrolló en tres momentos: (1) diagnóstico del estado documental mediante listas de chequeo aplicadas a una muestra intencional; (2) elaboración de la propuesta de TRD, de un procedimiento estandarizado y de una matriz de seguimiento en Excel; y (3) evaluación simulada con indicadores de gestión, con datos ilustrativos, que no corresponde a una implementación real ni permite afirmar efectividad.

Como resultado, el diagnóstico evidenció un nivel bajo de gestión documental (33,8 %), asociado a la falta de criterios uniformes de clasificación, denominación, control de versiones y retención. Se propusieron una TRD para las ocho áreas productoras de documentos, un procedimiento estandarizado y una matriz de seguimiento. Las recomendaciones se orientan a validar los instrumentos con las instancias de la empresa, actualizarlos periódicamente y evaluar a futuro herramientas tecnológicas especializadas