Diseño de un plan de mejoramiento para optimizar la gestión de datos y la generación de informes en el área de abastecimiento de la empresa COLGAS S.A. E.S.P

Abstract

El área de Abastecimiento Operacional de COLGAS S.A. E.S.P. presenta debilidades en la gestión, consolidación y validación de los datos operativos relacionados con el registro de pesaje, las guías de transporte y la elaboración de informes internos, situación que genera inconsistencias, reprocesos y demoras que afectan la trazabilidad de la información y la oportunidad en la toma de decisiones. El presente trabajo tuvo como objetivo diseñar un plan de mejoramiento orientado a fortalecer la gestión de datos y la generación de informes en dicha área, mediante el análisis del proceso actual de captura, validación y consolidación de la información. Para ello, se empleó una metodología de carácter diagnóstico y exploratorio, que combinó la observación directa del flujo operativo, la revisión documental de los procedimientos internos y la aplicación de una encuesta estructurada a 26 personas vinculadas directa o indirectamente con la operación, seleccionadas mediante un muestreo no probabilístico por criterio. Los resultados evidenciaron que la dependencia de la transcripción manual, la fragmentación de las fuentes de información y la ausencia de validaciones automáticas en el punto de captura constituyen las principales causas de los errores de digitación y la baja trazabilidad reportada por el personal. A partir de estos hallazgos, se formuló una matriz de acciones de mejora con responsables, recursos e indicadores de seguimiento, orientada a la digitalización del registro, la integración tecnológica entre herramientas y la estandarización de los formatos de reporte del área.