Evaluación del proceso de compras en una institución de salud certificada en ISO 9001, 45001 y 14001 y su impacto en la información financiera

Abstract

El proceso de compras constituye un componente clave para la gestión administrativa, operativa y financiera de una institución prestadora de servicios de salud, debido a su relación con la adquisición de bienes y servicios, la gestión de proveedores, las cuentas por pagar y la calidad de la información contable. El análisis realizado tuvo como propósito evaluar el proceso de compras y su incidencia en la información financiera, considerando la trazabilidad documental, el control interno, la articulación con el Sistema Integrado de Gestión, el seguimiento operativo, los riesgos y las acciones de mejora.

La metodología se desarrolló mediante revisión documental, lista de chequeo con enfoque COSO, lista de verificación ISO, encuesta al personal vinculado, matriz de análisis financiero, control del ciclo de compras, matriz de riesgos y plan de acciones de mejora. Los resultados evidenciaron que el proceso cuenta con una base documental formal y controles funcionales; sin embargo, la operación diaria depende en gran medida de registros manuales, archivos separados y trazabilidad parcial.

Financieramente, se identificó incremento en el gasto ejecutado desde compras, aumento del valor gestionado en el control de pedidos y alta participación de las cuentas por pagar dentro del pasivo corriente. También se observó que algunos rubros de alto impacto, como cargos fijos, presentaban integración progresiva o parcial al flujo de Gestión de Compras.

Como resultado del análisis, se establece que el proceso de compras requiere fortalecer la integración de sus registros, soportes y controles, con el fin de mejorar el seguimiento de las operaciones, reducir reprocesos, anticipar riesgos con proveedores y apoyar decisiones administrativas y financieras más oportunas.