Desarrollo de un manual de funciones para optimizar el proceso de cuentas por pagar a proveedores de INCODEXCA SAS, Floridablanca, 2025-2026

Abstract

En el entorno empresarial actual, las organizaciones requieren fortalecer sus procesos administrativos y contables con el fin de garantizar la eficiencia en la gestión de los recursos financieros y la confiabilidad de la información contable. Dentro de estos procesos, el manejo de las cuentas por pagar a proveedores representa un componente clave, ya que involucra el control de obligaciones, el flujo de efectivo y el cumplimiento de responsabilidades tributarias y financieras. Una gestión inadecuada de este proceso puede generar errores contables, retrasos en los pagos y posibles afectaciones en las relaciones comerciales con los proveedores, además de riesgos asociados al cumplimiento de las obligaciones tributarias (Payhawk, 2023).

La presente práctica empresarial se desarrolla en INCODEXCA S.A.S, empresa ubicada en Floridablanca, Santander, dedicada a la prestación de servicios de transporte y alquiler de maquinaria pesada para el sector de la construcción y la ingeniería civil. Aunque la empresa utiliza el software administrativo y contable Siigo para el registro de las operaciones financieras, se evidencia la ausencia de un manual de funciones que delimite claramente las responsabilidades dentro del proceso de cuentas por pagar a proveedores, lo que puede generar debilidades en el control interno y en la eficiencia de las actividades contables.

Con base en lo anterior, el objetivo de este trabajo es elaborar un manual de funciones para el proceso de cuentas por pagar a proveedores con el propósito de fortalecer el sistema de control interno y mejorar la organización de las actividades del área contable. Para ello, se realizó inicialmente un diagnóstico del proceso actual de cuentas por pagar, la identificación de riesgos y la estructuración de procedimientos claros para el registro, validación y pago a proveedores.