Creación de un manual guía sobre el procedimiento de archivo de documentos contables dirigido a los aprendices contables de la empresa COHOSAN

Abstract

La gestión y conservación adecuada de los documentos contables constituye un aspecto fundamental en las organizaciones, ya que este procedimiento garantiza la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento normativo y el fortalecimiento del control interno. En Colombia, el Código de Comercio establece la obligación de conservar los libros y papeles del comerciante por un período mínimo de diez años, mientras que el Archivo General de la Nación resalta la importancia de implementar programas y procedimientos que aseguren una correcta administración documental. En este contexto, el desarrollo del presente proyecto en la empresa COHOSAN, es debido a la necesidad de contar con un manual guía actualizado que permita estandarizar los procesos de archivo de los documentos contables, facilitar su correcta organización y consulta, y fortalecer el aprendizaje de los aprendices contables, contribuyendo así a mejorar la eficiencia en la gestión documental y a reducir posibles errores en el manejo de la información. Durante el desarrollo de la práctica empresarial en la empresa COHOSAN, se identificó la necesidad de fortalecer el conocimiento de los aprendices contables respecto ala debida organización y archivo de los documentos contables. Aunque la empresa cumple con sus obligaciones contables, no contaba con un manual estructurado que orientara de manera clara este proceso. El presente trabajo se desarrolló mediante un diagnóstico inicial del procedimiento de archivo, seguido del diseño de un manual guía basado en la normativa vigente y en principios de gestión documental. Como resultado, se propone una herramienta práctica que contribuye a la organización documental, mejora el control interno y fortalece el proceso de formación de los aprendices