Implementación de un sistema de control documental y administrativo en Proviservicios S.A.E.S.P, utilizando herramientas tecnológicas y procedimientos estandarizados de gestión de archivos, con el fin de que se garantice la migración oportuna, organizada y confiable de la gestión de legalización de los gastos de viaje y se optimice la gestión contable y financiera.

Abstract

En las obligaciones fiscales y la confiabilidad de la información financiera, la gestión administrativa y contable de las instituciones tiene que ver con estructuras de procesos, y en este caso, la legalización de gastos de viaje, que es uno de los controles internos, en lo que respecta al registro, justificación y soporte de recursos que han complementado las actividades comerciales interrelacionadas con estos procesos, la falta de organización y las herramientas que hacen que estos procesos funcionen, presentan problemas que tendrán un impacto en la operación y la toma de decisiones apropiadas (Ribon et al., 2025).

En el caso de Proviservicios, las debilidades de la falta de formalidad en los procedimientos, la falta de controles administrativos y la dependencia del procesamiento manual han sido evidentes, y en este caso se han manifestado los retrasos, la falta de documentación y el impedimento para rastrear la información. Queda claro que es necesario implementar soluciones de gestión de gastos de viaje para mejorar la capacidad de respuesta y la calidad de los registros contables.