Protocolo de gestión documental para mitigar la pérdida de información contable ante la separación geográfica (Yondó - Barrancabermeja)

Abstract

En el contexto empresarial actual, la adecuada gestión documental constituye un elemento fundamental para garantizar la transparencia y confiabilidad de la información. El manejo adecuado de los documentos y soportes contables permite asegurar la trazabilidad de las operaciones realizadas. En este sentido, la gestión documental se convierte en una herramienta clave para el fortalecimiento de los procesos organizacionales ya que comprende el conjunto de procedimientos relacionados con la creación, recepción y organización de los documentos dentro de una entidad (Granizo Espinoza, 2023). Bajo este escenario, la presente práctica empresarial se desarrolla en EJC CONSTRUCCIONES S.A.S empresa ubicada en Yondó, Antioquia, dedicada a la prestación de servicios industriales y ambientales en el sector petroquímico. Debido a la separación geográfica entre la sede operativa en Yondó y la sede administrativa en Barrancabermeja, Santander, se presentan algunas dificultades en el flujo y control de la información contable, especialmente en la pérdida de soportes documentales que respaldan las operaciones realizadas por la empresa. A partir del análisis del modelo actual de gestión utilizado por la empresa, se identificaron oportunidades de mejora orientadas a fortalecer la verificación y control de los soportes documentales entre la sede operativa y la sede administrativa contribuyendo a reducir los riesgos asociados a la pérdida e inconsistencias en la información. Como resultado del desarrollo de la práctica, se elaboró un protocolo de gestión documental, el cual busca servir como herramienta de apoyo para optimizar los procesos de registro, verificación y organización de los soportes contables.