Implementación de software contable Clarisa para el mejoramiento de la eficiencia organizacional de Segurtronica Ingeniería S.A.S en Bogotá 2025

Abstract

Hoy en día, la transformación digital ha cambiado el modo en que las compañías administran sus procesos de contabilidad y administración. Los sistemas informáticos que posibilitan la automatización de operaciones, el fortalecimiento de la toma de decisiones gerenciales y la mejora de la precisión de los datos han sustituido a la contabilidad tradicional fundamentada en registros manuales. (Sarmiento Suárez, Gutiérrez Navas, & Ramírez Montañez, 2024) analizaron el nivel de digitalización y la madurez digital de las micro, pequeñas y medianas empresas (MiPymes) en Colombia, utilizando información de diferentes empresas pertenecientes a diversos sectores. Asimismo, el estudio buscó identificar los factores que impulsan la digitalización y las principales barreras que dificultan que estas empresas adopten más tecnologías digitales para mejorar su competitividad.

Esta tendencia cuenta con el respaldo de diversas investigaciones aplicadas al contexto empresarial regional. (Guayara Díaz, 2025) sostiene que la implementación de software contable permite organizar adecuadamente los registros y optimizar el manejo de la información, factores que resultan determinantes para elevar la eficiencia administrativa y facilitar la toma de decisiones. Complementariamente, (Guerrero-Colina, 2022) enfatiza que la implementación de la facturación electrónica en Colombia ha generado un impacto tributario significativo, al permitir un control más riguroso por parte de las autoridades y reducir las brechas de error en el reporte de obligaciones. Esta transformación obliga a las empresas a adoptar soluciones tecnológicas robustas para asegurar la transparencia y el cumplimiento de normativas vigentes, como la Resolución 000042 de 2020, la cual regula la facturación y la nómina electrónica en el país.

No obstante, a pesar de los adelantos tecnológicos, numerosas compañías del área de servicios de seguridad electrónica, como Segurtrónica Ingeniería S.A.S., siguen llevando a cabo su gestión contable manualmente o con instrumentos no especializados. Esta circunstancia provoca retrasos en la consolidación de datos, problemas con el cumplimiento normativo y peligros de fallos contables. Por lo tanto, la puesta en marcha del programa contable Clarisa se presenta como una solución integral para centralizar los datos financieros, asegurar el cumplimiento de las exigencias legales impuestas por la (DIAN, 2023) y mejorar la eficacia organizativa. El trabajo que se presenta es una contribución importante para el ámbito académico y empresarial porque ofrece un modelo práctico de digitalización contable que puede ser utilizado por pequeñas y medianas empresas del sector tecnológico. Esta propuesta tiene como objetivo demostrar los efectos específicos del uso de Clarisa en una empresa concreta, ayudando así a reducir la distancia entre lo teórico y lo práctico. En cambio, estudios anteriores se han enfocado en examinar el impacto general que tiene la digitalización y la automatización contable sobre las pymes, sin abordar implementaciones específicas de software contable en empresas del sector tecnológico colombiano (Carvajal-Fierro, 2022) (Hurtado-Guevara R. F., 2024) El proyecto no solo refuerza el entendimiento en administración financiera digital, sino que fomenta la innovación y la formalización de las empresas en Colombia.

Con respecto al método utilizado, el presente estudio se llevará a cabo con una perspectiva aplicada de carácter tecnológico, mediante un diseño experimental que implemente y evalúe software. En la etapa inicial se diagnosticará el estado presente de los procedimientos administrativos y contables de la compañía; después, se procederá a elegir, configurar e integrar el software Clarisa, además de formar al personal. Al final, se examinará el efecto del sistema sobre la eficacia de la organización usando indicadores clave de rendimiento (KPI), mediante el análisis de los avances en los plazos de respuesta, disminución de fallos contables y cumplimiento fiscal.

El propósito de este trabajo es mostrar que el uso de tecnologías contables como Clarisa no solo actualiza la administración, sino que además mejora la productividad, la sostenibilidad y la transparencia de las empresas en el mundo digital actual.

La transformación digital se ha consolidado como un factor determinante para la competitividad de las pequeñas y medianas empresas en América Latina. En Colombia, el acceso a herramientas tecnológicas representa una oportunidad estratégica para que las MiPymes superen sus limitaciones operativas y se integren de manera formal a la economía digital (CCCE & Electrónico, 2022)En este contexto, la implementación de software contable especializado no solo optimiza los procesos internos, sino que también garantiza el cumplimiento de las obligaciones tributarias exigidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), particularmente en lo referente a la facturación electrónica y la nómina electrónica, reguladas por la Resolución 000042 de 2020 (DIAN, 2020)

Diversos estudios realizados en el ámbito colombiano y latinoamericano evidencian que la adopción de sistemas automatizados de gestión contable contribuye de manera significativa a la reducción de errores financieros, al ahorro de tiempo en el procesamiento de datos y al fortalecimiento del control interno en las organizaciones (Hurtado-Guevara, 2024) (Ortega Cabrera, R. I.; Sandoval Cují, M. M.; Ortega Méndez, J. X.; Guzmán Macías, M. del C., 2024).Estas ventajas resultan especialmente relevantes para empresas como Segurtrónica Ingeniería S.A.S., que hasta el momento de la intervención dependía de registros manuales y hojas de cálculo como únicos instrumentos de gestión financiera, situación que limitaba su capacidad de toma de decisiones y generaba un riesgo latente de incumplimiento normativo ante la DIAN.