Fortalecimiento de los procesos de capacitación en el uso del software contable ARI y la gestión de inventarios mediante una guía operativa aplicada en Tiendas 24/7 S.A.S.

Abstract

En la actualidad, las organizaciones comerciales enfrentan constantes desafíos en el manejo adecuado de sus procesos contables y de inventarios mediante el uso de herramientas tecnológicas que permitan garantizar información financiera confiable, Diversos estudios han señalado que la implementación de software contable, acompañada de procesos de capacitación adecuados, contribuye significativamente a la reducción de errores operativos y al fortalecimiento de la gestión administrativa en las empresas del sector comercial. (contarerp, 2025). El diseño de herramientas prácticas, como guías operativas, se ha convertido en una estrategia efectiva para estandarizar procesos y facilitar el aprendizaje del personal nuevo pues estos contienen guías paso a paso y ayudan a los usuarios a resolver los problemas que se les plantean o a obtener la información que necesitan. (Ertugrul, 2025). La empresa Tiendas 24/7 S.A.S. ha incorporado mediante su crecimiento nuevo personal administrativo y operativo. No obstante, se han evidenciado dificultades en el área contable y en la gestión de inventarios, principalmente asociadas al desconocimiento del software contable ARI y de los procedimientos internos. Esta situación ha generado errores en los registros contables, omisiones en la facturación, inconsistencias en el control de inventarios y afectaciones en el flujo de caja y la toma de decisiones gerenciales. Ante esta situación, la presente práctica tiene como finalidad fortalecer los procesos de capacitación mediante el diseño e implementación de una guía operativa que facilite el uso correcto del software contable ARI y la adecuada gestión de inventarios, y que contribuya a mejorar el desempeño de los aprendices y empleados. Para alcanzar los objetivos del proyecto, se aplicó una metodología que incluyó observación directa, aplicación de encuestas, análisis funcional del sistema y comparación de resultados antes y después de implementar la guía. Como resultado, se elaboró una guía operativa de usuario enfocado en las funciones más relevantes del sistema, lo que permitió mejorar los indicadores en el área contable y gestión de inventarios.