Diseño de una cartilla didáctica para fortalecer el control documental contable y la trazabilidad de comprobantes de egreso en Tesorería de la Alcaldía de Girón, durante 2025.

Abstract

La gestión documental es un elemento clave para garantizar el acceso a la información pública y la transparencia en las entidades estatales, encontrándose regulada en Colombia por la Ley 594 de 2000, la cual establece lineamientos para el adecuado manejo, organización y conservación de los documentos contables, fortaleciendo la eficiencia administrativa y la responsabilidad institucional (Jiménez, 2022) En el área de tesorería, donde los recursos públicos se manejan y se ejecutan pagos, el adecuado manejo de los comprobantes de egresos y sus soportes resulta crítico para evitar errores, reprocesos y pérdidas de información que afectan negativamente el control financiero. En este contexto, la alcaldía de Girón, como entidad territorial, desarrolla diariamente procesos contables que requieren un control documental organizado tanto en formato físico como digital. Durante el desarrollo de la práctica en el área de Tesorería de la Alcaldía de Girón, se evidenció que el manejo de los comprobantes de egreso, especialmente aquellos que incluyen descuentos legales como ReteICA, sobretasa bomberil, adulto mayor, cultura y contribución, demanda un procedimiento claro y estandarizado que facilite su trazabilidad. A pesar de contar con un software financiero institucional, parte del control documental depende de las actividades operativas realizadas por el personal auxiliar encargado, tales como la elaboración de los comprobantes, la verificación de los valores, la digitalización de documentos y el archivo físico por orden consecutivo, procesos en los que una inadecuada organización puede generar inconsistencias en la información y obstáculos o errores. Para el desarrollo de los objetivos de la práctica, se aplicó un procedimiento basado en la participación directa del estudiante en la elaboración y revisión de comprobantes de egreso, el uso y manejo del software financiero institucional, la validación de valores y descuentos legales, la gestión de pagos bancarios, así como la organización y digitalización de los soportes contables, conforme a los lineamientos establecidos por las auxiliares del área de Tesorería. Estas actividades permitieron identificar oportunidades de mejora en el control documental y sirvieron como clave para la estructuración de una cartilla técnica orientada a apoyar el fortalecimiento de la eficiencia, la organización y la trazabilidad de la información financiera del área. Finalmente, el informe presenta de manera resumida los principales resultados obtenidos durante la práctica, destacando los aportes realizados al área de Tesorería y las conclusiones relacionadas con la importancia de estandarizar los procesos documentales. Asimismo, se plantean recomendaciones orientadas a fortalecer el manejo de los comprobantes de egreso y sus soportes, en coherencia con los objetivos del proyecto y con los principios de control interno y la correcta gestión pública.