Diseño de un sistema de control contable para el manejo de bonificaciones a clientes de Ferragro S.A.S.

Abstract

El crecimiento y la sostenibilidad de una empresa dependen en gran medida de la implementación de sistemas de control interno apropiados y de la gestión efectiva de los sistemas contables (Barrientos y Granados, 2024). En la industria de agroferretería, que es altamente competitiva, la efectividad operativa y la calidad del servicio al cliente se convierten en los elementos más importantes para el éxito (Cruz, 2023). Por lo tanto, las estrategias comerciales, como los sistemas de descuentos para clientes, deben complementarse con procesos internos organizados y optimizados, sistemas contables confiables y sistemas de control adecuados para la gestión automatizada de inventarios (Mattos, 2025).

Como empresa de marketing de agroferretería con más de treinta años de experiencia, Ferragro S.A.S. ha demostrado insuficiencias en la gestión y control de los descuentos a clientes. Estas debilidades se derivan de la falta de un sistema integrado que cubra las funciones comerciales, logísticas y contables. Tal sistema ha generado inconsistencias en la información, reprocesos administrativos, falta de seguimiento y ha incrementado el riesgo asociado con el control de inventarios.

El problema que enfrenta Ferragro S.A.S. llevó al diseño de un sistema de control contable para la gestión de los bonos de clientes que mejore la eficiencia operativa, fortifique el control interno y proporcione confiabilidad en los datos contables. En busca de ese objetivo, se realizó una evaluación de los procesos existentes mediante la implementación de herramientas analíticas, como la lista de verificación, que identificó las principales deficiencias, amenazas e inconsistencias en la gestión de bonos.

El enfoque principal de esta evaluación fue crear procedimientos contables estandarizados para proporcionar un marco operativo para el control, validación y registro de bonos, en alineación con los parámetros establecidos por las políticas internas de la empresa y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) con respecto específico al reconocimiento de ingresos.

Además, se creó una herramienta digital basada en Excel para automatizar los cálculos de bonos, la validación del inventario disponible, la emisión de alertas y la consolidación de datos necesarios para los procesos de toma de decisiones. Esta herramienta optimiza el proceso y mitiga la necesidad de intervención manual, mejorando así la eficiencia de la gestión contable y operativa.