Diseño e implementación de un módulo de capacitación en la optimización de procesos de legalizaciones de viáticos para los empleados Metrogas de Colombia SA (Floridablanca, 2025-2026)

Abstract

La adecuada gestión de los recursos financieros dentro de una organización resulta fundamental para garantizar transparencia, control y continuidad operativa en los procesos internos. En este sentido, los viáticos representan un componente esencial para el desarrollo de actividades laborales fuera de la sede habitual de trabajo, permitiendo a los empleados cumplir con las funciones asignadas. Sin embargo, la correcta legalización de estos gastos implica el cumplimiento de lineamientos contables y tributarios que aseguran la validez de las transacciones y la trazabilidad de los recursos utilizados. En el Caso de Metrogas de Colombia S.A ESP, empresa dedicada a la prestación del servicio público de distribución y comercialización de gas natural y demás servicios adicionales con estándares de calidad, seguridad y oportunidad.” (COLOMBIA, 2026), se identificó una debilidad en la legalización de gastos de viáticos por la falta de capacitación en retenciones fiscales. Esta situación genera retrasos al comento de finalizar el proceso de legalización ya que los empleados tienen una dificultad en aplicar la retención en la fuente, retención de Ica y retención de IVA al momento de comprar servicios por restaurante, hospedaje o servicios generales. Ante esta problemática, surge la necesidad de diseñar e implementar un módulo de capacitación dirigido a los empleados de la entidad, con el propósito de optimizar el proceso de legalización de viáticos, fortaleciendo el conocimiento técnico y practico requerido para su ejecución. El desarrollo del presente trabajo es mediante un análisis de una encuesta realizada a los empleados sobre retenciones fiscales. A partir de dicho diagnóstico, se procedió al diseño de un módulo de DOCENCIA PÁGINA 10 DE 45 F-DC-128 INFORME FINAL DE TRABAJO DE GRADO EN MODALIDAD DE PRÁCTICA VERSIÓN: 2.0 ELABORADO POR: Docencia REVISADO POR: Sistema Integrado de Gestión APROBADO POR: Líder del Sistema Integrado de Gestión FECHA APROBACIÓN: Octubre de 2023 capacitación con contenido técnico y practico ajustado a las necesidades de la entidad. Como resultado, se espera mejorar la eficiencia en las legalizaciones de gastos, reducir errores de las retenciones fiscales y favorecer el cumplimiento de los lineamientos contables requeridos por la entidad. En este sentido, el trabajo representa un aporte institucional al momento de fortalecer el conocimiento de retenciones fiscales al personal, mejorar los tiempos de repuesta y garantizar un proceso de legalización coherente con las exigencias operativas, financieras y normativas vigentes.