EXENTO Johan Felipe Pabon Garcia y Yeison Eliecer Prada Reatiga

Abstract

En el Área Metropolitana de Bucaramanga numerosas micro y pequeñas empresas que prestan servicios mediante agenda o reserva gestionan sus citas de forma manual usando cuadernos, notas del celular y confirmaciones por llamadas o mensajería, esta práctica genera una trazabilidad limitada de las citas propiciando duplicidades, errores de registro, pérdida de información y poca visibilidad del estado real de la agenda (confirmada, cancelada, reprogramada o atendida). Esta forma de agendamiento manual tiende a provocar errores, cruces de horarios y fallas de seguimiento cuando la información queda repartida entre anotaciones y mensajes (Frenchy, 2025) La problemática se origina por la dependencia de procedimientos informales y no estandarizados con el fin de registrar y actualizar la agenda donde la información queda en papel, notas y conversaciones por eso cada modificación requiere acciones repetitivas como reescribir, tachar o volver a confirmar, lo que incrementa la probabilidad de error. En la literatura sobre gestión de citas se reconoce que los procesos manuales dificultan la organización el control y la continuidad de la información afectando la eficiencia del servicio (Ciércoles, 2025). Esto nos lleva a pensar: