Evaluación y selección de herramientas digitales para la optimización de procesos internos en las organizaciones

Abstract

El presente trabajo tiene como propósito optimizar los procesos administrativos, contables, financieros y comerciales de la Electrificadora de Santander Grupo EPM E.S.P mediante la implementación de herramientas tecnológicas que fortalezcan la eficiencia organizacional y el valor estratégico, centrándose en el análisis del proceso de gestión de vacaciones, identificado como un punto crítico debido a su carácter manual, las demoras recurrentes y la falta de trazabilidad en la información. La metodología empleada combinó enfoques cuantitativos y cualitativos, a través de la aplicación de una encuesta estructurada a 72 colaboradores de distintas áreas y una entrevista semiestructurada dirigida a personal clave del nivel administrativo, que permitieron evaluar el grado de digitalización, la eficiencia percibida y la aceptación de herramientas tecnológicas dentro de la organización, evidenciando así, una brecha digital significativa entre áreas, un uso fragmentado de sistemas de gestión y una alta disposición al cambio tecnológico cuando este se traduce en reducción de carga operativa y mejora en la trazabilidad. Con base en el diagnóstico, se analizó la pertinencia del Portal de Autogestión como herramienta idónea para la automatización del proceso de vacaciones, y el análisis determinó que esta plataforma cumple con los criterios de accesibilidad, integración y escalabilidad requeridos, representando una oportunidad para mejorar la experiencia del empleado y fortalecer la eficiencia del área administrativa, de esa manera, se concluye que la adopción de esta solución digital no solo permitirá reducir tiempos y reprocesos, sino que también contribuirá a consolidar una cultura organizacional más ágil, participativa y orientada a la innovación tecnológica.