Evaluación y selección de herramientas digitales para la optimización de procesos internos en las organizaciones

Abstract

El presente trabajo de grado tiene como propósito evaluar y seleccionar una herramienta digital que contribuya a la optimización de los procesos administrativos y operativos en la oficina Cañaveral del Banco de Occidente, donde se identificó una deficiente gestión del inventario de papelería que afecta la eficiencia institucional, por tanto el estudio parte de la necesidad de fortalecer el control interno y la trazabilidad de los recursos mediante la incorporación de soluciones tecnológicas que permitan automatizar las tareas de registro, seguimiento y reposición de insumos.

Para alcanzar este propósito, se desarrolló una investigación de enfoque cuantitativo y método experimental, sustentada en la aplicación de instrumentos diagnósticos, encuestas al personal administrativo y operativo, y análisis comparativo de herramientas digitales disponibles en el mercado, por ende esta metodología permitió identificar las falencias estructurales del proceso actual y seleccionar la alternativa tecnológica más adecuada con base en criterios de eficiencia, facilidad de uso, costo y escalabilidad.

Los resultados evidenciaron que la herramienta NexStock responde a las necesidades de la oficina, al integrar funciones de control, registro y generación de reportes automatizados que fortalecen la planificación, la trazabilidad y la toma de decisiones, de esta forma su implementación contribuye a reducir los reprocesos, los desabastecimientos y las pérdidas de materiales, consolidando una gestión más transparente y eficiente.

En términos generales, el estudio demuestra que la adopción de herramientas digitales en los procesos internos no solo mejora la productividad y el control operativo, sino que también impulsa la cultura de innovación y la sostenibilidad organizacional, factores determinantes para la competitividad del sector financiero en el contexto de la transformación digital.