Evaluación y selección de herramientas digitales para la optimización de procesos internos en las organizaciones

Abstract

El presente informe tiene como propósito evaluar y seleccionar una herramienta digital que contribuya a optimizar los procesos administrativos, contables y financieros de Coral Constructores S.A.S., empresa que ha enfrentado dificultades en el control del flujo de caja y en la liquidación de intereses moratorios debido a la ausencia de un sistema automatizado, esta problemática ha generado demoras en la gestión de cobros, pérdida de tiempo en la realización de cálculos manuales y limitaciones en la disponibilidad de información actualizada para la toma de decisiones.

La investigación se desarrolló bajo un enfoque exploratorio-descriptivo, aplicando encuestas al personal del área contable, de cartera y de gerencia, los resultados evidenciaron que la empresa mantiene procesos manuales y rudimentarios poco eficientes, radiografía plasmada en los porcentajes de las respuestas dadas, a las diferentes cuestiones planteadas en la encuesta por parte de los implicados, entre los que destacan: con un 75% del total de los encuestados quienes consideran que el sistema de cobros no es eficaz, un 50 % que señaló una comunicación irregular con los clientes y un 100 % manifestó disposición para capacitarse en herramientas digitales, estos hallazgos confirman la necesidad de incorporar soluciones tecnológicas que fortalezcan la gestión financiera y administrativa.

Tomando como base las respuestas arrojadas y tras analizar diferentes alternativas disponibles en el mercado, se seleccionó y opto por Google Sheets como la herramienta más adecuada por su accesibilidad, facilidad de uso, bajo costo y capacidad de integración con otras aplicaciones del ecosistema de Google, su implementación permite automatizar cálculos financieros, consolidar la información del flujo de caja y generar reportes en tiempo real, promoviendo una gestión más ágil y precisa.