Diseño de una política contable para la gestión del archivo contable digital en Rambal S.A.S BIC

Abstract

RESUMEN EJECUTIVO

El presente trabajo de grado tuvo como propósito diseñar una política contable para la gestión del archivo contable digital en la empresa Rambal S.A.S BIC, con el fin de optimizar el acceso, la conservación y la seguridad de la información contable. La problemática inicial se centró en el uso exclusivo de un archivo físico que generaba saturación de espacio, dificultades de acceso y riesgos de deterioro de documentos, lo cual generaba saturación de espacio, dificultades para el acceso y riesgos de deterioro de los documentos, afectando la eficiencia en la gestión contable de la organización. La metodología utilizada tuvo un enfoque cualitativo, estructurado en varias fases, que incluyeron: diagnóstico del archivo físico, análisis de procesos de almacenamiento y acceso, identificación de los lineamientos normativos vigentes y el diseño de una política contable ajustada a las necesidades específicas de la empresa. Se emplearon herramientas como la revisión documental, el análisis normativo y la validación de la propuesta en un entorno de prueba. El resultado central del trabajo fue la realización de una Política de Archivo Digital Contable, que establece directrices para la organización, conservación, integridad, autenticidad y disponibilidad de los documentos contables en formato digital. Esta política cumple con los marcos legales vigentes en Colombia, tales como la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), la Ley 962 de 2005 (Ley Antitrámites), la Resolución 2020 de 2015 (Superintendencia de Sociedades), el Decreto 2270 de 2019 (Normas de Información Financiera), los Conceptos 0419 y 0381 de 2024 del CTCP, y la Norma NTC ISO 15489, la cuales garantizan el cumplimiento de las obligaciones fiscales, comerciales y legales de la entidad. En conclusión, se determinó que la implementación de la política de archivo digital no solo resuelve la problemática de almacenamiento y conservación, sino que también fortalece la eficiencia operativa, contribuye a la sostenibilidad ambiental y asegura el cumplimiento de requisitos legales y fiscales. Asimismo, el proyecto representa un aporte significativo a la transformación digital de la empresa y constituye una base para futuros procesos de innovación organizacional.