Propuesta de un manual de funciones basado estratégicamente en un correo operativo con etiquetas, para mejorar la gestión en los procesos de libranza en Crezcamos S.A. compañía de financiamiento, Bucaramanga

Abstract

En un entorno financiero, la eficiencia operativa y la gestión adecuada de la información son factores claves para garantizar la excelencia del servicio y la percepción del cliente. En el área de Libranza de Crezcamos S. A. se evidenciaron re-procesos y tiempos de respuesta elevados derivados de un envío disperso e incompleto de información por parte de asesores externos. Esta ineficiencia no solo impacta la productividad interna, sino que debilita la satisfacción y la experiencia del cliente al generar retrasos e inconsistencias en la gestión de sus solicitudes.

Para abordar esta problemática operativa, el objetivo general de este proyecto fue diseñar un manual de funciones, dirigido a los asesores externos (Freelance) que se enfoca en el manejo adecuado del correo operativo con etiquetas, buscando estandarizar la gestión de información, optimizar el rendimiento y los tiempos de los diferentes procesos en el área de libranza.

La metodología se centró en la ejecución de un diagnóstico del flujo “as-is”, de información, Posteriormente se procedió al diseñó de un protocolo estandarizado de envío/validación por etapas y se documentó en un manual de funciones; en paralelo, el área de Tecnología habilitó una herramienta digital (correo operativo con etiquetas) para centralizar, validar y trazar los datos

La implementación de estas acciones contribuye significativamente a la reducción de errores, mejorando el rendimiento de trabajo, optimizando tiempos de respuesta. En conclusión, este proyecto logra fortalecer la expectativa del cliente mediante un sistema de estandarización, control y capacitación de usuarios, lo que permite una operación más ágil, precisa y de mayor calidad.