Control documental en el área de Tesorería de OPL Carga S.A.S. para optimizar procesos y disminuir errores en la documentación soporte

Abstract

La gestión documental es una piedra angular para la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas en cualquier organización (Automation anywhere, s.f.). En el dinámico sector logístico y de transporte, donde el flujo de información es constante y crítico, un control documental deficiente puede derivar en reprocesos, errores y una trazabilidad comprometida. El presente informe aborda precisamente esta problemática en OPL Carga S.A.S., una empresa consolidada en el transporte terrestre de carga a nivel nacional. A pesar de su robusta estructura funcional y su enfoque en la eficiencia operativa, el área de Tesorería ha identificado falencias en la validación y organización de los soportes documentales asociados a los pagos, particularmente los cheques físicos y virtuales, lo que genera inconsistencias posteriores al desembolso inicial. La literatura contemporánea subraya la trascendencia de la automatización en los procesos administrativos y contables, destacando su capacidad para reducir errores, optimizar tiempos y mejorar la trazabilidad (Cazorla Dorado, 2024) (de la Cueva, 2024). En este contexto, el presente trabajo de grado, enmarcado en la práctica empresarial de la Tecnología en Manejo de la Información Contable, representa una contribución significativa a OPL Carga S.A.S. Se propone el diseño e implementación de una herramienta digital automatizada en Microsoft Excel. Esta solución busca centralizar el registro, control y seguimiento de los cheques y su documentación de soporte, impactando directamente en la optimización de los tiempos de validación y la disminución de errores, y ofreciendo una trazabilidad documental que actualmente es difusa (PROTECH, 2025). Para alcanzar este objetivo, el procedimiento adoptado se articuló en varias fases: inicialmente, se llevó a cabo un análisis detallado del proceso actual de revisión de cheques en la Tesorería de OPL Carga S.A.S., identificando los requisitos documentales clave y las falencias existentes. Posteriormente, se procedió a la definición precisa de los campos de datos esenciales, que servirían como pilares para la estructura de la herramienta. Finalmente, se diseñó e implementó una plantilla automatizada en Excel, integrando funcionalidades avanzadas para la clasificación, revisión y seguimiento efectivo de los documentos. Las conclusiones preliminares de esta práctica empresarial apuntan a una mejora sustancial en la organización y visualización de la información. La herramienta desarrollada permite una identificación rápida de las inconsistencias y una mejor comprensión del estado documental. Se anticipa que esta solución contribuirá a una toma de decisiones más ágil en el área de Tesorería, reduciendo la carga operativa asociada a la verificación manual de documentos.