Plan de mejoramiento para optimizar la gestión operativa y administrativa de las áreas de atención al cliente y HSEQ en la empresa Autotanques de Colombia SAS

Abstract

El informe presenta el desarrollo de una práctica empresarial realizada en Autotanques de Colombia S.A.S., empresa del sector transporte terrestre especializada en el traslado de hidrocarburos, químicos, alimentos líquidos y carga seca. La práctica se enfocó en las áreas de atención al cliente y HSEQ, con el objetivo de optimizar la gestión documental, fortalecer procesos internos y mejorar el uso eficiente de la información.

Durante la práctica se identificaron deficiencias en la trazabilidad documental, especialmente en el manejo de dotaciones y elementos de protección personal (EPP). Esta situación generaba altos costos, dificultades ante auditorías y riesgos en la seguridad laboral. Para solucionar esto, se propuso un sistema híbrido de control compuesto por un formato físico con respaldo digital en Excel.

El trabajo se desarrolló en cuatro fases. Primero, se consolidó la información operativa y administrativa mediante registro, digitalización y sistematización. En la segunda fase, se evaluaron procesos de atención a usuarios y proveedores, identificando oportunidades de mejora en la comunicación. En la tercera fase, se diseñó un modelo de gestión documental para garantizar organización, trazabilidad y disponibilidad de la información. Finalmente, en la cuarta fase, se creó un plan de fortalecimiento de los procedimientos, del cual surgió la propuesta innovadora de control de EPP y dotaciones.

La innovación incluyó un formato estandarizado de entrega de dotaciones, firmado por el trabajador y el responsable, con respaldo digital para facilitar su consulta y análisis. Este sistema fue implementado y validado en los talleres operativos de Girón y Villavicencio, y el personal fue capacitado para asegurar su continuidad.

Los resultados mostraron mejoras en la confiabilidad de la información, reducción de tiempos administrativos y disminución de gastos por compras innecesarias de EPP. Asimismo, la empresa mejoró su capacidad de respuesta ante auditorías y fortaleció su cultura organizacional en el uso adecuado de los elementos de protección.

En conclusión, esta práctica empresarial demuestra cómo la integración de estrategias en gestión documental, comunicación y control HSEQ puede mejorar significativamente la eficiencia operativa en el sector transporte, y ofrece un modelo aplicable a otras industrias con desafíos similares.