Plan de mejora y gestión documental de expedientes en el área de créditos y cobranzas de la empresa Crezcamos S.A compañía de financiamiento en la ciudad de Bucaramanga.

Abstract

La gestión documental en el contexto colombiano constituye una disciplina integral que, mediante un marco normativo robusto y herramientas técnicas especializadas, administra el ciclo de vida completo de la información, independientemente de su soporte. Este sistema se rige por un conjunto de leyes, entre las que destacan la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y la Ley de Transparencia (Ley 1712 de 2014), las cuales exigen la implementación de un Programa de Gestión Documental (PGD). Dicho programa opera como el eje central para planificar y controlar los documentos, aplicando instrumentos archivísticos fundamentales como el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), para organizar la información según las actividades de la entidad, y la Tabla de Retención Documental (TRD), para definir los tiempos de retención y el destino final de los archivos.

Como resultado de esta gestión metódica, guiada por principios como el respeto al orden original, se obtienen beneficios tangibles que impactan positivamente en la eficiencia organizacional. En primer lugar, se optimizan los procesos operativos y se reducen los costos asociados al almacenamiento. En segundo término, se garantiza la preservación del material documental y se robustece la seguridad de la información. Finalmente, y quizás lo más importante, se promueve una cultura de transparencia al facilitar el acceso a los ciudadanos, se asegura el cumplimiento de las disposiciones legales y se mejora la capacidad de las instituciones para tomar decisiones basadas en evidencias, incrementando así la productividad y la satisfacción tanto del usuario interno como del externo.