Desarrollo de una solución tecnológica en el entorno de Power Apps y Power Automate para automatizar un proceso y gestión de trabajos de grado del programa de electrónica UTS.

Abstract

El presente trabajo de grado tiene como finalidad el diseño e implementación de un sistema automatizado para la gestión de trabajos de grado en el programa de Ingeniería Electrónica de las Unidades Tecnológicas de Santander (UTS), con el objetivo de optimizar procesos administrativos que tradicionalmente se realizaban de forma manual. Las tareas como el registro de información en Excel, la asignación de códigos, la creación de carpetas, la gestión documental y el envío de correos electrónicos a docentes eran realizadas por los coordinadores y docentes con alta carga operativa y riesgo de errores. La metodología empleada fue de tipo aplicada, con enfoque cuantitativo y método analítico-experimental. Se implementó un sistema basado en herramientas de la suite Microsoft 365, utilizando Microsoft Forms, Power Automate, SharePoint y OneDrive para automatizar cada una de las etapas del proceso. Se definieron flujos que, a partir del envío de formularios por parte de los estudiantes, permiten registrar automáticamente los datos, generar códigos únicos, crear carpetas, organizar los documentos y notificar a los docentes asignados. Los resultados obtenidos demostraron una mejora significativa en la eficiencia del proceso, reduciendo el tiempo de ejecución, mejorando la trazabilidad y aumentando la organización documental. Asimismo, se validó el correcto funcionamiento del sistema con casos reales y se realizaron ajustes basados en la retroalimentación de los usuarios. Como conclusión principal, se destaca que la automatización no solo permitió modernizar un proceso académico clave, sino que también liberó tiempo y recursos para que los docentes puedan enfocarse en el acompañamiento académico, mejorando la calidad del seguimiento a los trabajos de grado. El sistema desarrollado representa un modelo replicable para otros programas académicos de la institución.