Gestión eficiente para mejorar el rendimiento en el área de archivo en la empresa Transportes Piedecuesta S.A. para el 2024

Abstract

El área de archivo desempeña un papel fundamental en la gestión de la información y documentación dentro de las empresas, ya que es el espacio encargado de almacenar y conservar todo el historial documental acumulado a lo largo de los años. Para garantizar su adecuado funcionamiento, es necesario implementar modelos de gestión documental que aseguren una operación eficiente, evaluada mediante indicadores específicos. No obstante, como en cualquier organización, los sistemas de archivo requieren actualizaciones constantes para optimizar procesos, mejorar la accesibilidad, fortalecer la seguridad y garantizar la conservación de la información. Una gestión documental eficiente es esencial para el funcionamiento óptimo de cualquier organización. Por ello, el objetivo principal de este informe de práctica es optimizar la gestión documental en el área de archivo de la empresa Transportes Piedecuesta S.A., mejorando los procesos de clasificación y organización de la información. Para lograr este objetivo, se propone implementar una herramienta digital que facilite el registro y la conservación de los documentos, sustituyendo los tomos físicos por archivos digitales; este cambio no solo permitirá una gestión más eficiente del espacio físico, sino que también agilizará el acceso a la información, garantizando su seguridad y conservación. Este informe analiza la situación actual de la gestión documental en el área de archivo de Transportes Piedecuesta S.A., identificando puntos críticos y proponiendo soluciones que fortalezcan el sistema de archivo mediante un prototipo de herramienta digital; esta herramienta permitirá modernizar los procesos, adaptándolos a las necesidades actuales y contribuyendo al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa.