Apoyo a la Gestión Documental de la empresa Crezcamos S.A de Bucaramanga.

Abstract

En la empresa Crezcamos S.A. (2024), con operaciones en la ciudad de Bucaramanga, se presentan dificultades en la gestión documental debido a la falta de organización y manejo adecuado de los documentos generados diariamente. La alta cantidad de ingresos de nueva documentación sin un sistema estructurado ha derivado en acumulación y desorganización, afectando la eficiencia operativa y la trazabilidad de la información. Además, la empresa carece de mecanismos de control efectivos para la recepción, envío y trámite de comunicaciones electrónicas, lo que genera riesgos en la administración documental y el cumplimiento normativo.

Ante esta situación, se identifica la necesidad de fortalecer el sistema de gestión documental, aprovechando los avances tecnológicos en la transmisión y almacenamiento de información, y estableciendo estrategias que optimicen la clasificación, consulta y resguardo de documentos. Implementar una gestión documental eficiente en Crezcamos S.A. no solo permitirá reducir los problemas de acumulación y acceso a la información, sino que también contribuirá a mejorar la toma de decisiones y la agilidad en los procesos administrativos.

La gestión documental es un componente importante en el desempeño de las organizaciones modernas, pues influye directamente en su eficiencia operativa, cumplimiento normativo y competitividad. En el caso de Crezcamos S.A., la adopción de herramientas digitales y procesos estructurados representa una oportunidad para transformar sus flujos documentales, reducir tiempos de gestión y garantizar la seguridad y trazabilidad de la información.

Para alcanzar este objetivo, la investigación desarrollada incluyó un diagnóstico del estado actual de la gestión documental en Crezcamos S.A., la identificación de sus principales fallas y fortalezas, y la formulación de estrategias y tecnologías para su optimización. A partir de esto, se implementaron herramientas que aseguran la correcta clasificación, almacenamiento y disponibilidad de la información, alineando los procesos documentales con las mejores prácticas organizacionales. Finalmente, este informe presenta conclusiones y recomendaciones que orientarán las futuras acciones de mejora en la empresa, garantizando un modelo de gestión documental eficiente y sostenible.