Apoyo organizacional al área de Garantías en la empresa Crezcamos S.A. Compañía de Financiamiento para mejora en la seguridad de los documentos físicos provenientes de las oficinas comerciales de la compañía.

Abstract

La gestión documental es un proceso fundamental dentro de las organizaciones, ya que permite garantizar la trazabilidad, seguridad y eficiencia en el manejo de la información (Chávez y Pérez, 2021). En el contexto de la administración de documentos físicos y digitales, la optimización de procesos como la entrega de tulas, la digitalización de pagarés y la gestión de documentos transportados se vuelve esencial para mejorar la operatividad y la toma de decisiones en las entidades. La implementación de herramientas digitales para la clasificación y seguimiento de documentos ha demostrado ser una estrategia efectiva para mejorar la eficiencia y reducir el riesgo de pérdida de información (Camilo y Castro, 2021).

En este sentido, el presente trabajo se enfoca en tres aspectos clave: la descripción del cronograma para la entrega de tulas al área de correspondencia, con el fin de garantizar el cumplimiento de plazos y optimizar el flujo documental; la clasificación de pagarés revisados mediante la digitalización en el aplicativo "Digitalizamos", asegurando la conservación y accesibilidad de la información; y la participación en la revisión y recepción mensual de bolsas de transportadora de valores, con el propósito de fortalecer la seguridad y trazabilidad de los documentos físicos recibidos.

El desarrollo de este trabajo se llevó a cabo mediante la implementación de herramientas digitales, la sistematización de procesos y la aplicación de estrategias de control documental. Se establecieron procedimientos estandarizados para la entrega de documentos, se adoptaron mecanismos de verificación y validación de registros en el aplicativo digital, y se definieron lineamientos para la correcta recepción y almacenamiento de documentos físicos. Los resultados obtenidos permitieron evidenciar mejoras en la organización y gestión documental, optimizando los tiempos de entrega y reduciendo la incidencia de errores en el registro de documentos. Finalmente, se presentan recomendaciones orientadas a fortalecer la digitalización de los procesos, mejorar la infraestructura tecnológica y fomentar la capacitación del personal en el uso de herramientas digitales, con el fin de consolidar un sistema de gestión documental más eficiente y seguro dentro de la organización.