Apoyo organizacional de las actividades de contratación en la dependencia de Talento Humano de la fiscalía general de la nación seccional Santander, para la mejora en el diligenciamiento de bases de datos en general

Abstract

La gestión eficiente de los procesos administrativos en el área de talento humano es fundamental para garantizar el cumplimiento de normativas y la optimización de recursos dentro de cualquier entidad. En el contexto de la fiscalía general de la Nación, la adecuada organización de la documentación relacionada con los contratos y la asistencia a actividades es esencial para mantener un control efectivo sobre la gestión del personal. Diversos estudios han resaltado la importancia de la estandarización de procesos en la administración pública para mejorar la transparencia y eficiencia (Fuentes et al., 2020). En este sentido, la presente práctica busca aportar al fortalecimiento de los procedimientos administrativos a través del análisis y mejora en la gestión de carpetas AT y EL, el registro de asistencia y la expedición de actas.

La literatura actual destaca que la verificación de documentos y la digitalización de registros permiten agilizar los procesos de contratación y reducir los errores administrativos (Córdoba y Parra, 2021). En la Fiscalía General de la Nación, estos factores son determinantes para garantizar que los procedimientos de contratación cumplan con los requisitos legales y organizacionales. Sin embargo, la ausencia de estrategias claras para la expedición de actas y el manejo de bases de datos puede generar demoras e inconsistencias en la gestión documental, afectando la operatividad del área de talento humano.

El desarrollo de esta práctica se estructuró en tres etapas. En primer lugar, se realizó una descripción de los estándares de carpetas AT y EL, verificando su cumplimiento mediante observación presencial. Posteriormente, se llevó a cabo un análisis del acompañamiento de actividades y la confirmación de asistencia, registrando la información mediante la elaboración de actas organizadas en el sistema documental. Finalmente, se propusieron estrategias para la expedición de actas mediante el diligenciamiento de bases de datos, con el fin de optimizar los tiempos y mejorar la eficiencia en el proceso de contratación.

Los resultados obtenidos permiten identificar oportunidades de mejora en la gestión documental del área de talento humano. Se evidenció la necesidad de implementar herramientas tecnológicas para facilitar el seguimiento y control de los documentos administrativos, lo que podría derivar en una mayor eficiencia en los tiempos de contratación. Asimismo, se destaca la importancia de capacitar al personal en el manejo adecuado de las actas y bases de datos, garantizando la correcta organización y almacenamiento de la información.

Este informe representa un aporte significativo a la comunidad académica y profesional, ya que proporciona un análisis detallado de la gestión documental en entidades públicas y propone estrategias aplicables a otros sectores con necesidades similares. La implementación de estas estrategias no solo contribuirá a mejorar la eficiencia operativa de la Fiscalía General de la Nación, sino que también servirá como referencia para futuras investigaciones en el campo de la administración del talento humano.

En conclusión, la presente práctica evidencia la importancia de optimizar los procesos administrativos mediante la digitalización, organización y estandarización documental. A partir de los hallazgos obtenidos, se sugieren recomendaciones para mejorar la gestión de carpetas AT y EL, la sistematización de actas y la agilización de los procesos contractuales, garantizando así una mayor eficiencia y cumplimiento normativo dentro de la organización.