Apoyo de gestión documental a nivel nacional de los colaboradores y ex colaboradores de la empresa EXPERTS COLOMBIA S.A.S (Webhelp) del área Metropolitana

Abstract

La gestión documental es un componente fundamental en el funcionamiento de cualquier organización ya sea pública o privada, consiste en un conjunto de procesos y técnicas destinadas a organizar de manera sistemática todos los documentos o correos que se generen, además de tener un control sobre la productividad, cumplimiento y seguridad de la información

La importancia de la gestión documental radica en varios aspectos claves contribuyendo a la optimización de procesos internos que garantizan que la información necesaria esté disponible de manera oportuna, además mejorar la transparencia y trazabilidad de las operaciones de la organización; también a través de la gestión documental se protege la información sensible y confidencial de cada colaborador mediante la aplicación de politicas y procedimientos de seguridad que hacen confiable el intercambio de información ya que según la experta en archivística Luciana Duranti: que define la gestión documental como “el proceso que implica la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos con el fin de apoyar las actividades de una organización, lo que resulta importante que toda empresa maneje de manera adecuada la gestión documental (Duranti, 2015)

La empresa Experts Colombia S.A.S (Webhelp) se encarga de ofrecer soluciones de experiencia al cliente a través del BPO, externalización de servicios empresariales ofreciendo una amplia gama de servicios de atención al cliente, soporte técnico, gestión de ventas, moderación de contenido en línea, análisis de datos para ello es fundamental tener un proceso de gestión documental optimo ya que esto mejora la calidad en el servicio y la seguridad de la información tanto del cliente externo como interno, esta empresa tiene como ideología hacer los negocios más humanos y confiables

En este proyecto se implementó la gestión documental con el fin de mejorar la trazabilidad de las operaciones de la organización en el área de relaciones laborales, se llevó a cabo un SharePoint donde se ubicaban los nombres de los colaboradores, razón social y cuentas bancarias, generando cada certificado en formato PDF con el fin de ingresar los datos y escalarlos a nomina para sus respectivos pagos, la cual se organizaba cada quincena, así como también se organizó una base de datos de manera quincenal donde se anexan los nombres, razón social, datos personales, Vhur y SAP (códigos de la empresa para cada colaborador) al igual como la actualización de si están activos o retirados