CONSULTORÍA - Diseño de un modelo de digitalización documental y gestión de la información para la empresa Tecnacel Ltda., contribuyendo a la disminución de uso del papel y mejora en la organización de los datos.

Abstract

El informe que se presenta a continuación corresponde al cierre de la consultoría Diseño de un modelo de digitalización documental y gestión de la información para la empresa Tecnacel Ltda., contribuyendo a la disminución de uso del papel y mejora en la organización de los datos. realizada en la empresa TECNACEL LTDA, y tiene como propósito presentar los resultados y el cumplimiento de los objetivos. La ejecución de ésta se desarrolló entre el 15 de febrero hasta el 05 de octubre del año 2023 según acuerdo de cooperación firmado por las partes. En primer lugar, se realiza detalladamente un diagnóstico del estado actual del archivo de los documentos del proceso de producción de la empresa Tecnacel Ltda, cabe resaltar que en la investigación se logra evidenciar las falencias en el archivo existente de la organización porque no se cuenta con una trazabilidad por ende se realiza el desarrollo de un modelo de digitalización documental, teniendo en cuenta la política de tratamiento de datos, y la resolución 4272 de 2021, donde como centro de entrenamiento en la auditoría anual por el Icontec se genera una trazabilidad en la búsqueda de información y se requiere tener la información de los aprendices de forma detallada y de fácil acceso; teniendo en cuenta esta consultoría se verifica la falencia que tiene la empresa Tecnacel Ltda, ya que toda la papelería se encontraba de forma física, la búsqueda era difícil y muchas veces en dichas auditorías se evidenciaba la pérdida de documentos; cabe resaltar que como organización debe tener un archivo de más de 5 años de acuerdo a las políticas de gestión de archivos. Finalmente, con el diseño del modelo de digitalización en esta consultoría se evidencia una mejoría en el acceso a los datos, donde cabe resaltar que se tiene que tener un acceso limitado a la información, ya que se tiene toda la información de los aprendices y son datos delicados personales de cada uno de ellos, adicional que la validación de datos en las auditorías debe contar con una trazabilidad para que coincida con la información cargada al ministerio, con este modelo la organización verifica su avance y mejoría.