Diseño de un modelo de digitalización documental y gestión de la información para la empresa Tecnacel Ltda., contribuyendo a la disminución de uso del papel y mejora en la organización de los datos

Abstract

La empresa Tecnacel Ltda, es una empresa dedicada a la formación y capacitación en tareas de alto riesgo, avalada por el ministerio del trabajo, cumpliendo con una serie de programas y requisitos para certificar el personal; sin embargo hace poco se logró reflejar un gran problema en el área de archivos o gestión documental de la empresa, teniendo en cuenta que tiene un procedimiento documentado de forma física, donde se evidencia la pérdida de documentos, dificultad para encontrar dichos formatos, es por esto que se busca diseñar un modelo de gestión documental de la información para la empresa Tecnacel Ltda mediante normas que contribuyan a la conservación, optimización, eficiencia de la información de la organización. Para la ejecución del mismo se han propuesto las siguientes actividades con el fin de mejorar y disminuir este problema en la empresa Tecnacel Ltda, en primer lugar se realizará la identificación de procesos documentales dentro de la empresa por medio de una tabla de retención documental, en segundo lugar se establecerá un procedimiento manual para llevar a su ejecución el proyecto y por último por medio de la herramienta ITDE (Indicador de transformación digital de empresas), para garantizar la optimización y la eficacia del proceso. De acuerdo a lo anteriormente planteado se espera la optimización de tiempos requeridos para la ejecución y revisión de cada uno de los documentos con los aprendices y colaboradores, generando una buena imagen ya que se implementa el uso de las herramientas TIC, midiendo la disminución de gastos en papelería y tiempos en búsqueda de documentos. Finalmente logramos concluir que el diseño que se ha planteado generará gran ayuda en la parte administrativa y productiva a la empresa, recortando tiempos muertos en los procesos de atención al cliente, reduciendo costos de bodega de almacenamiento e incentivando el uso de las nuevas tecnologías con los colaboradores, además esto puede ser de gran ayuda a sedes futuras de la organización.