Herramientas de control documental como parte de una mejora de procesos en la Secretaría General y de las Tic de la Alcaldía de Piedecuesta, Santander

Abstract

La secretaria general y de las TIC de la Alcaldía de Piedecuesta debido a los cambios que sucedieron por el COVID-19 presenta un atraso de años en su archivo de contratación pues una de las herramientas primordiales en las entidades públicas son los documentos y los archivos bajo su poder, pues mantener un control, un orden, un manejo adecuado y una buena gestión hace que las organizaciones sean mas eficientes al momento de tramitar y conocer cualquier situación. Por ende, en el presente informe se presentará y se dará a conocer la bitácora de archivo documental que se diligenciara mensualmente con los tipos de documentos que ingresan favoreciendo el rendimiento de cada funcionario, ayudándole a entender como es importante tener un eficiente manejo de esta gestión, asimismo ver cómo el orden lleva al triunfo generando más productividad y aceptabilidad a la alcaldía en la secretaria general y de las TIC.

Como apoyo a la secretaria se implementa esta propuesta con base a las 5s de la archivística, donde el orden, la limpieza, la disciplina y el compromiso juegan un papel importante dando paso a mejoras en los procesos, debido a que el buen manejo de los documentos y utilización de herramientas que contribuyan a esto, no solo aseguran el flujo de los archivos sino que aportan al el conocimiento y la entrega rápida de la información, encima simplifica los métodos, evita la acumulación innecesaria de información y facilita la toma de decisiones.

La buena gestión va de la mano con el éxito, por esto se enfatiza mucho el orden, algo que los documentos que había y los que ingresaban no tenían mucho y la manera de llevar el control por medio de la bitácora es tan sencilla y fácil de manejar, tanto que la productividad de la secretaria general y de las TIC, aumentó y seguirá aumentando por la capacidad de adaptación a las diferentes necesidades que tiene la herramienta propuesta.