Estrategia de Educación Empresarial en el Área de Gestión Documental del Sector Servicios de Santander

Abstract

El propósito de esta investigación se centra en analizar el proceso de implementación del sistema de archivo de gestión de documentos y expedientes electrónicos de la empresa La Nacional Agencia de Seguros CIA LTDA, en el sector de Floridablanca, Santander. El estudio comprenderá la evaluación de la gestión documental a través de la perspectiva de los usuarios, el cumplimiento de normativas, el impacto en la utilización del sistema y la identificación de necesidades de capacitación relacionadas con su uso. Para este proyecto se realizó una recopilación de las pólizas más importantes de diferentes sectores, con el propósito de identificar y gestionar eficazmente cada una con su respectiva información. Así mismo, se abordaron las deficiencias que surgían al acceder a estas pólizas y las problemáticas relacionadas con el almacenamiento físico de documentos en esta área. El objetivo principal es optimizar la atención a los clientes y mejorar la eficiencia operativa. Por otra parte, se analizaron las inconsistencias vinculadas al manejo de documentos físicos, para mejorar este proceso se estima capacitar al personal calificado en habilidades y conceptos de gestión organizacional. Para llevar a cabo esta investigación, se empleará un enfoque mixto que combina métodos cualitativos y cuantitativos. Se utilizarán herramientas como una guía de entrevista semiestructurada y un cuestionario para comprender la visión del personal de la institución y recopilar datos relevantes. Se cuenta con la colaboración de un profesional con amplia formación en ciencias de la información, documentación y archivística, quién aportan valiosos conocimientos para evaluar su implementación. A través de la experiencia y perspectiva del personal durante el periodo de 3 meses, se identifican los beneficios clave obtenidos con la implementación del sistema en diversos departamentos de la organización. También se detectan áreas de mejora y los desafíos enfrentados por los funcionarios al emplear un nuevo método de archivo. Como resultado, se proponen recomendaciones basadas en la retroalimentación del personal, con el objetivo de perfeccionar el proceso de gestión documental y expedientes electrónicos, agilizar trámites para brindar un adecuado servicio al cliente y mejorar la transferencia eficiente de información. En resumen, esta investigación busca proporcionar una visión integral del impacto y la eficacia en el proceso de archivística mediante la creación de directrices aplicables a los procesos administrativos, con la intención de optimizar la gestión documental y promover una administración más ágil y eficiente de la información en la empresa.