Propuesta para el mejoramiento del sistema del archivo documental, en la empresa Norgas, para el primer semestre del 2023.

Abstract

Los sistemas de archivo documentales están relacionados a procesos de gestión que respondan al cumplimiento de funciones y al desarrollo de procedimientos de todas las áreas de una organización; en ese sentido, la implementación de prácticas archivísticas por parte de las áreas administrativas apoyándose en el uso de tecnologías de la información promueven la eficiente prestación de trámites en el que se dé solución a los requerimientos de información a entes externos e internos. Es así, que las propuestas de mejora en los procesos de archivo permiten un manejo documental que facilita la integración de canales de comunicación en toda la estructura organizativa (Tapiero & Briceño, 2018).

El rol que desempeña los sistemas documentales dentro del ámbito administrativo de una empresa incide en las funciones que allí se desarrollan, debido a que estos archivos son un soporte de relevancia en la toma de decisiones (Guañarita, 2018). En ese sentido, en Colombia la Ley de archivos 594 de 200 y el Decreto 1080 de 2015 establecen una serie de estrategias para el manejo de archivos mediante un modelo integral de gestión y planeación que evalué las fortalezas y debilidades para posteriormente estructurar planes de mejora y seguimiento (EMQUILICHAO E.S.P, 2019).

Con base a lo anterior, las presenten prácticas empresariales tienen como objetivo proponer una serie de estrategias para el mejoramiento del sistema del archivo documental, en la empresa Norgas S.A a través del empleo de herramientas como la observación directa, diagramas de actividades y matrices de valoración de factores internos-externos que inciden en la gestión de archivos en la organización. Para ello se empleo una metodología descriptiva de tres fases que dio paso a la comprensión en el manejo del archivo documental de la empresa Norgas S.A.