Apoyo a los procesos administrativos que se desarrollan en el área calidad educativa en la secretaria de educación de Piedecuesta.

Abstract

La gestión documental es la base fundamental para el buen manejo, utilización y acceso a documentos, se lleva a cabo por medio de un grupo de funciones técnicas y administrativas que benefician el proceso administrativo de los documentos que se recepcionan a través de las compañías desde el punto en que se envía hasta su finalidad, esto con el objeto de mejorar el método en que se son utilizados y conservados (Función Pública,2023). Con respecto a lo anteriormente mencionado, se publican los instrumentos archivísticos por parte del Archivo General de la Nación que se implementan, cumpliendo con la ley 594 de 2000 que se basa en establecer las normas competentes que efectúen una regularización en los servicios archivísticos de la nación. (Congreso de la República,2000). Por otro lado, es preciso comentar que la gestión documental mejora la efectividad de las compañías. Sin embargo, no solamente abarca el aumento del rendimiento, sino el contenido que se encuentra relacionado en cada uno de los archivos corporativos de alta prelación, que se pueden encontrar, manejar y utilizar en el momento que se requieran. (Barajas Reina, 2023). La secretaria de educación de Piedecuesta es una entidad de orden público, en el cual, su objetivo principal es dar prioridad al acceso y permanencia a la educación de sus habitantes, mediante la innovación, apoyando proyectos que impulsen el desarrollo integral fomentando una mejora significativa en el bienestar de las comunidades del municipio, cumpliendo las metas educativas formuladas en el plan de desarrollo. (Secretaría de Educación de Piedecuesta,2023). Relacionado al tema, la Secretaría de Educación de Piedecuesta se encarga de llevar un manejo interno de sus archivos para luego ser llevados al archivo general del municipio, por tanto, cada procedimiento interno y externo que se maneja en la entidad genera documentos que deben ser archivados, debido a que contienen información importante del proceso, actualmente los funcionarios al momento de dar por terminado un proceso deja dichos archivos acumulados, sin clasificar, sin darle continuidad a las fechas, sin foliar, ni ubicar en la hoja de control; esto genera que se presenten demoras en los procesos, pérdida de tiempo, acumulación de información duplicada, desorganización y errores en los documentos.