Apoyo al área de gerencia administrativa en la empresa ITALCOL S.A.

Abstract

La optimización de la gestión documental en la empresa ITALCOL S.A. es una iniciativa de vital importancia tanto para la empresa como para el estudiante. En el presente documento, se presentan de forma detallada las prácticas realizadas en dicha empresa, en el cual se aborda la optimización de la gestión documental en una de las empresas líderes en su sector. A través de un enfoque riguroso y estratégico, se analizó el estado actual de la gestión documental mediante una matriz DOFA, para identificar áreas de mejora que permitan un manejo más eficiente de los documentos en el área de archivo.

Para la empresa, la gestión documental eficiente tiene múltiples ventajas. En primer lugar, contribuye a la organización y seguridad de la información crítica de la empresa, lo que a su vez mejora la toma de decisiones y reduce los riesgos operativos. La preservación adecuada de documentos es esencial para el cumplimiento normativo y legal, evitando problemas futuros. Además, una gestión documental optimizada agiliza los procesos internos, permitiendo un acceso más rápido a la información relevante y reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos. Todo esto culmina en un aumento de la productividad y la eficiencia de la empresa, mejorando su posición competitiva en el mercado.

Por su parte, para la estudiante que realizó la práctica empresarial, esta experiencia representa una oportunidad invaluable. La participación directa en una empresa, como el de optimización de la gestión documental, proporciona una comprensión profunda de cómo las teorías y conceptos aprendidos en el aula se aplican en situaciones reales. Es importante resaltar que, a través de este proyecto, el estudiante desarrolló habilidades prácticas en análisis, diseño de estrategias, uso

de herramientas como Excel, y una comprensión completa de la importancia de la gestión documental en el entorno empresarial.

Además, esta experiencia refuerza la capacidad de trabajar en equipo, comunicarse eficazmente con profesionales del campo y aprender de situaciones reales. Todo esto enriquecerá su formación y aumentará su empleabilidad al graduarse, ya que habrá adquirido habilidades y conocimientos altamente relevantes para el mundo laboral.

En resumen, en este documento se presenta el desarrollo de las practicas, y refuerza que la optimización de la gestión documental es esencial para ITALCOL S.A. en términos de eficiencia, cumplimiento normativo y competitividad, mientras que para el estudiante representa una oportunidad valiosa para aplicar sus conocimientos, adquirir habilidades y prepararse para una carrera exitosa en el campo de la gestión empresarial. Es un proyecto que beneficia a ambas partes de manera significativa.