Apoyo en el manejo de la gestión documental del Banco Agrario de Colombia (Regional Santanderes)

Abstract

Este proyecto desarrollado en el Banco Agrario regional Santanderes tiene como propósito cumplir con el control de los inventarios de papelería y cafetería que solicitan las demás jefaturas escribiendo en un comentario en la celda los datos necesarios en gasto y en lo que tiene el almacén; disminuir el exceso de carpetas incompletas en digital mediante el escáner de las carpetas físicas se toma cada carpeta y se verifica todos los documentos faltantes; disminuir el margen de error en las distintas tareas asignadas para contribuir a la buena imagen de la Jefatura Administrativa para ello se toma en cuenta las indicaciones necesarias y la capacitación para cumplir totalmente las actividades que provienen de la oficina de Bogotá.

La metodología fue descriptiva con enfoque cualitativo el cual permite cumplir los objetivos a cabalidad. Durante el proceso que se llevó a cabo se encuentran muchas actividades que son importantes para el buen funcionamiento del Banco y para el desarrollo y crecimiento del mismo.

Entre una de las tareas era diligenciar una hoja de Excel, los materiales que solicitan cada funcionario de las diferentes jefaturas: operaciones, administrativa, cartera, financiera, etc. el cual se actualiza cada mes ya que mensualmente se hace pedido en el aplicativo de Ofix proveedor que tiene el banco que despacha todos los insumos de papelería y cafetería para las 81 oficinas que tienen en su responsabilidad diligenciar cada mes; y se le agrega un comentario en la pestaña cuando los materiales se entregan a los funcionarios que solicitan por correo. Como conclusión la supervisión es importante porque lleva un orden en todos los procedimientos y previene posibles problemas para el Banco y sus clientes.