MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA PETROTECH DE COLOMBIA SAS EN BARRANCABERMEJA. 2022

Abstract

La gestión documental es una parte fundamental en una empresa pero esta labor se ha convertido en algunas ocasiones en un dolor de cabeza u inconveniente para las organizaciones debido al procedimiento indebido o mal manejo que se le da a la documentación o al proceso de archivo, muchas empresas no le dan la importancia necesaria a este proceso y es por ende que no se logra una optimización y buena práctica en el manejo de la documentación generando un retroceso, de organización y hasta perdida de documentación importantes que generan una lentitud en los procesos. Es por esto que la organización de la gestión documental es una prioridad para las empresas, pues es de gran importancia llevar un orden en cada una de las dependencias clasificando y asegurando la documentación de forma oportuna y correcta. Con un sistema de gestión documental eficiente, se mantendrán documentos que contengan evidencias de lo ocurrido, pruebas completas, precisas y fiables. Esto ayudará a desarrollar varios aspectos importantes como la rendición de cuentas de la organización, el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, la toma de decisiones administrativas, entre otros. Algunos de los beneficios que se genera el tener un buen sistema de aseguramiento y resguardo de la información documental son: 1. Se reduce y optimiza el tiempo al momento de realizar los procesos y el acceso a la información. 2. La empresa contribuye con el impacto ambiental con la reducción del consumo de papel. 3. Se logra mayor agilidad y eficacia en los procesas de auditorías. 4. se logra una mejor organización en los espacios físicos de la empresa y se tiene fácil acceso a la información documental. Es por esta razón, que el presente trabajo tiene como objeto el diseño de una herramienta digital que ayude a mitigar la problemática interna en el archivo.