AUXILIAR ÁREA FINANCIERA EN LA RECEPCIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA OFICINA DE DEVOLUCIONES DE LAS UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER, SEDE BUCARAMANGA, AÑO 2022

Abstract

Recibir y procesar solicitudes, peticiones o reclamos está dentro del cotidiano de las empresas. Sin embargo, algunos procesos se dilatan debido a la falta de seguimiento por parte del solicitante o del departamento encargado. Para ello, es necesario establecer una relación de horizontalidad, es decir, en la teoría de Navarro Robles (2020), mantener un mismo orden jerárquico y de participación entre los que buscan comunicarse para llegar a un fin, en este caso dar respuesta a la petición. Así, el mismo autor apunta a la importancia de la interacción, sea física o virtual, entre el solicitante y la información necesaria para llevar a cabo el proceso de su interés. Dado lo anterior, la comunicación eficaz y el fácil acceso a la información son los dos primeros elementos determinantes en la construcción de un sistema que optimice los procesos de recepción y respuesta a casos de empleados o estudiantes. Bolívar Ruano (2009) señala la importancia de la interacción de los empleados o estudiantes con la información sobre procesos y solicitudes: “una adecuada comunicación interna permite a los miembros de la empresa mejorar su conocimiento de la misma, (...) incorporar valores, aumentar y reforzar el comportamiento” (p.2). Así, se justifica la articulación del elemento comunicativo e interactivo a la hora de hacer eficaz la recepción y respuesta de peticiones. Así, el presente trabajo expone la implementación del Blog virtual como instrumento mediador entre el emisor de la solicitud y el receptor. Para ello, se tiene en cuenta las aproximaciones de Castellanos Portillo (2020) sobre la adaptación de sistemas digitales para informar y enviar solicitudes en empresas, pues halló que resultaron benefactoras en muchos casos. Lo anterior se debe a que desarrolló una página que resultó complicada para los usuarios de mayor edad o que no son tan hábiles en el manejo de recursos digitales. Asimismo, se limitó a una sola plataforma, computador, poniendo una leve brecha de accesibilidad. A pesar de las dificultades mencionadas, la herramienta solventó algunas dificultades de comunicación y permitió la organización de archivos por parte del personal encargado. A la par, Aguasaco y Gómez (2019), exponen la implementación de una base de datos digital, Business Data Management BDM, para el procesamiento de peticiones en empresas. Como resultado, se encontró mejoría en el orden de las recepciones físicas y agilización en la respuesta de las solicitudes. Sin embargo, el problema de la complejidad en el uso de la plataforma digital reaparece. Se utilizó, en el caso mencionado, código de colores para responder a los documentos faltantes o incorrectos; esto fue confuso para los usuarios y limitó la comunicación pues no se establecía respuestas concretas y argumentadas. A pesar de ello, hubo gran disposición por parte de los empleados por usar la herramienta pues evita esperas en la recepción, filas y turnos.