Apoyo a la gestión documental de la secretaria de gobierno del municipio de Chipatá, durante el segundo semestre del año 2022

Abstract

La Alcaldía municipal de Chipatá en Santander empresa pública del nivel territorial, desarrolla procesos administrativos de función pública, donde se gestionan diferentes actividades administrativas orientadas en brindar atención a la comunidad con el fin de satisfacer las necesidades locales. Los procesos y procedimientos realizados deben ser documentados y procesados de acuerdo a su finalidad y tratados de acuerdo a lo descrito en el manual de procesos y procedimientos de la secretaria general y de gobierno (Resolución 312 2014), como soporte que valide y justifique el debido proceso, el cual debe cumplir con la normatividad vigente de gestión archivística y documental Ley 594 de 2000 que los rige (Ley general de archivos) y demás disposiciones legales, el cumplimiento de estos procesos generan una acumulación documental al recibir correspondencia de diferentes fuentes internas o externas de la Alcaldía. El desarrollo de la presente practica como modalidad de trabajo de grado, en la Alcaldía del municipio de Chipatá permitió aplicar expandir y afianzar los conocimientos adquiridos y competencias coherentes a los propósitos de formación del programa Tecnología en Gestión empresarial desarrollado en las Unidades Tecnológicas de Santander. Mediante la correcta gestión archivística aplicando la ley 594 de 2000 se logró organizar el archivo central de la empresa plasmando la información de las carpetas con contratos existentes, en la base de datos denominada (cuadro de contratación) la cual brinda un fácil acceso a la información requerida , el buen tramite en los ciclos de la correspondencia y manejo adecuado del sistema de gestión documental SINFA SAS permitió llevar un control dando el trámite requerido a las solicitudes presentadas por la comunidad, proyectando como respuesta documentos o informes con la información requerida, logrando descongestionar y agilizar tiempos en los diferentes procesos realizados en la secretaria general y de gobierno.