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Creación de un diagrama de flujo para la gestión documental y de archivo en la empresa TRANSPORTES PETROWIL S.A.S en Yondó, 2022.

dc.rights.licenseabiertoes_ES
dc.contributor.advisorLlorente Velásquez, Juan José
dc.contributor.authorBertel Guarín, Nedys María
dc.contributor.otherLlorente Velásquez, Juan José
dc.date.accessioned2023-01-16T16:21:29Z
dc.date.available2023-01-16T16:21:29Z
dc.identifier.urihttp://repositorio.uts.edu.co:8080/xmlui/handle/123456789/11492
dc.description.abstractLa empresa TRANSPORTES PETROWIL S.A.S se dedica a la prestación de servicios de transporte público, especial y de carga, lo que la convierte en una empresa de almacenamiento, clasificación y ordenamiento de gran cantidad de documentos vehiculares, personal administrativo y operativo, clientes, proveedores, consultores externos, etc. Varias áreas de la empresa (administración, contabilidad y finanzas, operaciones, mantenimiento y HSEQ) muestran cuán inadecuado es el proceso de recepción y envío de documentos, con métodos monótonos utilizados y sin orientación sobre los procedimientos correctos de archivo de documentos, actos que resultan en documentos perdidos, respuestas demoradas a clientes y proveedores, y confusión entre áreas. El contenido costa de una propuesta de mejoramiento en la gestión documental y de archivo para la empresa TRANSPORTES PETROWIL S.A.S en el municipio de Yondó, en la que se aplicó conocimientos en gestión documental (Gallo,2011) los procesos archivísticos (ley 594 del 2000) y las técnicas de archivo y documentación en la empresa (Pascual, 2006), entre otros. Logrando proporcionar a los colaboradores conocer las etapas de la gestión documental y de archivo en la empresa, aumentando así la eficacia y eficiencia de cada proceso de gestión realizado; incrementando la productividad y brindando así una mayor satisfacción a los clientes, proveedores y colaboradores, ayudando esto a obtener mejores ganancias financieras.es_ES
dc.description.sponsorshipN/Aes_ES
dc.description.tableofcontentsTABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 10 1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA O COMUNIDAD ........................................ 11 2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................. 12 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA ....................................................................... 12 2.2 JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA .............................................................................. 12 2.3 OBJETIVOS ............................................................................................................. 13 2.3.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 13 2.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................... 13 2.4 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ............................................................................. 14 3 MARCO REFERENCIAL ...................................................................................... 15 3.1 MARCO TEÓRICO .................................................................................................... 15 3.1.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO PARA UNA EMPRESA. ......................................................................................................................... 15 3.1.2 CICLO DE VIDA DE UN ARCHIVO ............................................................................. 16 3.1.3 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ..................... 16 3.1.3.1 Archivo de Gestión .............................................................................. 16 3.1.3.2 Archivo Central .................................................................................... 16 3.1.3.3 Archivo Histórico .................................................................................. 16 3.1.4 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................. 16 3.1.4.1 Producción documental ....................................................................... 17 3.1.4.2 Recepción de documentos .................................................................. 17 3.1.4.3 Distribución de documentos. ................................................................ 17 3.1.5 TRÁMITE DE DOCUMENTOS ................................................................................... 18 3.1.6 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. ................................................................. 18 3.1.7 CONSULTA DE DOCUMENTOS................................................................................ 19 3.1.8 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. ................................................................ 19 3.1.9 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS. ............................................................ 20 3.1.10 LOS DIAGRAMAS DE FLUJO COMO HERRAMIENTA PARA LA MEJORA DE PROCESOS .... 21 3.1.10.1 Pasos para crear un diagrama de flujo ................................................ 21 3.1.10.2 Simbología de un flujograma ............................................................... 22 3.2 MARCO LEGAL ....................................................................................................... 23 3.3 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................ 23 4 DESARROLLO DE LA PRÁCTICA ...................................................................... 24 4.1 ETAPA 1: DIAGNÓSTICO .......................................................................................... 24 4.1.1 ACTIVIDAD 1.1 ..................................................................................................... 25 4.1.2 ACTIVIDAD 1.2 ..................................................................................................... 25 4.2 ETAPA 2: INVESTIGACIÓN ........................................................................................ 25 4.2.1 ACTIVIDAD 2.1 ..................................................................................................... 25 4.2.2 ACTIVIDAD 2.2 ..................................................................................................... 25 4.3 ETAPA 3: DISEÑO, REVISIÓN Y APROBACIÓN ........................................................... 25 4.3.1 ACTIVIDAD 3.1 ..................................................................................................... 25 4.3.2 ACTIVIDAD 3.2 ..................................................................................................... 25 4.3.3 ACTIVIDAD 3.3 ..................................................................................................... 26 4.3.4 ACTIVIDAD 3.4 ..................................................................................................... 26 4.4 ETAPA 4: SOCIALIZACIÓN ........................................................................................ 26 4.4.1 ACTIVIDAD 4.1 ..................................................................................................... 26 4.4.2 ACTIVIDAD 4.2 ..................................................................................................... 26 5 RESULTADOS ..................................................................................................... 26 5.1 RESULTADOS ACTIVIDAD 1.1: OBSERVACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO ARCHIVÍSTICO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. ..................................................................... 26 5.2 RESULTADOS ACTIVIDAD 1.2: REUNIÓN Y/O ENTREVISTA CON LOS COLABORADORES. 27 5.3 RESULTADOS ACTIVIDAD 2.1 Y 2.2: INVESTIGACIÓN, REVISIÓN E IDENTIFICACIÓN BIBLIOGRÁFICA DE LAS ETAPAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO. ...................... 29 5.4 RESULTADOS ACTIVIDAD 3.1, 3.2, 3,3 Y 3,4: DETERMINAR Y ORDENAR ADECUADAMENTE LOS PRINCIPALES COMPONENTES DEL PROCESO ARCHIVÍSTICO Y DISEÑAR, ELABORAR Y REVISAR EL DIAGRAMA DE FLUJO. .................................................................. 30 5.4.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO DE LA EMPRESA TRANSPORTES PETROWIL S.A.S.............................................................. 31 5.4.2 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS ...................................... 33 5.4.3 RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS. .................................... 35 5.4.4 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS. ................................................... 37 6 CONCLUSIONES ................................................................................................. 39 7 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 40 8 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................... 41 9 APENDICES ......................................................................................................... 44 10 ANEXOS ............................................................................................................... 45es_ES
dc.publisherNAes_ES
dc.subjectDiagrama de flujo, digitalización, Transporte Petro Will, archivo, Gestión documentales_ES
dc.titleCreación de un diagrama de flujo para la gestión documental y de archivo en la empresa TRANSPORTES PETROWIL S.A.S en Yondó, 2022.es_ES
dc.typedegree workes_ES
dc.date.emitido2023-01-12
dc.dependenciafcsees_ES
dc.proceso.procesoutsgestión del conocimientoes_ES
dc.type.modalidadpracticaes_ES
dc.format.formatopdfes_ES
dc.titulogTecnólogo en Gestión Empresariales_ES
dc.educationleveltecnologoes_ES
dc.contibutor.evaluatorevaluadores_ES
dc.date.aprobacion2022-12-05
dc.description.programaacademicoGestión Empresariales_ES
dc.dependencia.regionbarrancaes_ES


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