DISEÑO DE UN DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA PETROTECH DE COLOMBIA SAS, UBICADA EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA/SANTANDER

Abstract

La gestión documental ha tenido muchos inconvenientes y dolores de cabeza para las empresas esto debido a un mal manejo de su documentación, una mala gestión en el método o sistema de archivo y es que muchas empresas se enfocan en otros procesos y dejan de un lado este tan importante provocando así La ineficiencia, la lentitud en los procesos, la pérdida de tiempo, la desorganización y los errores en los documentos.

Es por ello que hoy en día la gestión documental es una de las políticas con mayor prioridad para las empresas, esto debido a su gran importancia y necesidad de atesorar toda la documentación que generan las diferentes áreas o dependencias de la empresa.

(corral, 2014) Una buena gestión documental y un archivo bien ordenado aportan muchas ventajas competitivas a la empresa es por ello que Cabe destacar los diferentes beneficios que conlleva el tener un sistema de archivo adecuado para el resguardo de dicha información.

1. La empresa mejora su eficiencia y eficacia, lo que la lleva a tener una mejor productividad y ser más competitiva. 2. Reduce costos al bajar el consumo de papel físico y evita procesos de reproducción (fotocopiado y digitalización) innecesarios para la empresa. 3. Reduce los tiempos y mejorar procesos, al tener fácil acceso a la información y los documentos. 4. Liberar el espacio físico, el cual se utilizará para desarrollar el objeto social de la empresa. 5. Mitigación de riesgo para el medio ambiente debido a la reducción de hojas. Por tanto, el presente trabajo tiene como objeto diseñar un diagrama deflujo o sistema que pueda implementar la empresa con el fin de garantiza el acceso y disponibilidad de la información, teniendo en cuenta requerimientos normativos, económicos, tecnológicos y administrativos.